1) 業務説明表

☆ 様式の概要

 業務説明表とは、分析対象とする業務の概要をまとめた表です。

☆ 表記方法

業務説明表の例

図 「業務説明表の例」

 業務説明表は、分析対象とする業務の概要(名称、目的、根拠法令、所管部署、業務規模、業務目標の評価指標、投入資源)を表形式にまとめたものです。表中の各項目には下記の内容を書き入れます。

項目名 記載内容
(整理番号) (対象業務の業務番号)
業務名 対象業務の業務名(分掌規定に沿った名称とするのが良い)
業務の目的・概要 その業務は、誰のために、また何のために、何を行うことによって、どのような成果を得ようとしているのか?
根拠法令等 その地方自治体が対象業務を行うことの根拠となるもの
  • 法律、政省令、計画等
  • その地方自治体が属する都道府県の条例・規則・要綱、計画等
  • その地方自治体の条例・規則・要綱、計画等
所管部署 分掌規定上の、対象業務の所管部署
業務規模 対象業務の「規模」を示す数量(台帳登録件数・申請受付件数・証明書交付件数など)
※年間総計、通常期・繁忙期・閑散期の値を記入
成果指標 対象業務が「業務目的」を果たしているかを測るための指標
※年間総計、通常期・繁忙期・閑散期の値を記入
投入資源 対象業務の実施に費やされている資源(担当職員数、情報システム費用など)
担当職員数は、その業務に投入している時間相当の人員数を記入(1人で2業務担当している場合は「0.5人」等)
※年間総計、通常期・繁忙期・閑散期の値を記入

図 「業務説明表に記載する項目」

☆ 準備するもの

(1)グループ作業の場所

  • 対象業務の担当者(複数)が共同で「業務説明表の作成作業」を行うための場所と机・椅子等を確保します。

(2)業務説明表の様式

  • A3版の用紙に、業務説明表の様式(枠線)を書いておきます。

(3)筆記用具

  • 業務説明表に文字を書き込む筆記用具(鉛筆、消しゴムなど)を用意します。

☆ 作成方法

(1)業務説明表の記入

  • 事前に収集した資料に基づき、対象業務の概要についてグループ討議を交えて検討し、その結果を「業務説明表」の対応する枠に書き込んで行きます。
  • なお、表中のすべての項目を埋める必要はなく、「業務名」「業務の目的・概要」「所管部署」が記入できれば、他の項目は、業務分析作業を進めいていく中で追記していくことも可能です。
  • 業務説明表の中の「成果指標」について、すでに行政評価(事務事業評価、等)などで対象業務の成果指標が決まっている場合は、その内容を記入します。

☆ 作成例(川口市の場合)

川口市では、総務省の「平成17年度自治体EA事業」において、分析対象業務の担当者が参加した業務の機能構造分析の中で、業務説明表を作成しました。

☆ 作成のヒント

 (1)業務説明表の「業務の目的・概要」欄に書く内容について
  • 業務説明表に中の「業務の目的・概要」欄に関して、特に業務目的を何と書くかを検討することは、想像以上に時間がかかる作業です。この目的が、業務説明表の他の項目やその後の業務分析の内容にも影響を与えます。例えば、業務説明表の成果指標の項目には、その業務の目的の達成度合いを示す指標を記入します。またその業務の「機能」は、業務目的を達成するために必要な「はたらき」の一部となります。
  • 例えば、選挙人名簿管理業務の分析の際、業務の「機能」として「投票における投函・集計」「選挙時の広報」等が含まれるかについては、業務説明表に記載した「業務の目的」に「投票率を上げること」が含まれているかで決まります。もし「業務の目的」が「投票率を上げることではなく、投票者の資格の有無と本人確認が目的である」となっていれば、これら「機能」は本業務の範囲外として扱うことになります。
  • なお、「業務の目的」について検討し始めると、それだけで相当の時間を費やしてしまい、その後の業務分析時間が取れなくなる場合があります。この段階では「正しい業務の目的」を導き出す必要はなく、分析作業の参加者の間で一定の合意が取れる「業務の目的」が導き出せたら、次の業務分析作業に移ります。また、その後の業務分析結果から、業務説明表の「業務の目的」を見直す場合もあります。


他の様式

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