２）機能分析表（DMM）

☆ 様式の概要

　機能分析表（Diamond Mandara Matrix：DMM）とは、分析対象とした業務の「機能」を洗い出し、洗い出した「機能」を徐々に詳細化（分割・階層化）していくことで、その業務を構成する「機能」の階層構造を明らかにするための表です。

☆ 表記方法

図　「機能分析表(DMM)の例」

　DMMは、業務を構成する「機能」の階層構造を示した表です。一般に「人間が一目見て補足や分析ができる数の限界」は３ｘ３＝９であるとされており、DMMでは９個のマス（真ん中の１つのマスと、それを囲む８つのマス）を１つの単位として、業務の「機能」の階層構造を示します。
　DMMの真ん中の格子の中心のマスは、分析対象とした業務名を示します（上記の図では「住民基本台帳」業務です）。そのマスを囲む８つのマスは、その業務を構成する「機能」を示します（上記の図では「台帳登録」「台帳変更」「職権処理」「証明」「住基カード発行」「閲覧」「台帳閉鎖」「統計」の８つです）。それら「機能」は、DMMの真ん中の格子の周りにある８つの格子の中心のマスにそれぞれ置かれ、個々の格子の中で、さらに最大８つの「機能」に細分化されます（上記の図では、「台帳登録」機能が、左上の格子の中で、「届出受付」「審査」「新規台帳登録」「帳票作成」「交付」「異動連携」の機能に細分化されています）。
　なお、マスの中に書かれた番号は、マスとマスとの関係を示したものです。同じ番号が書いてあるマスは、同じ「機能」であることを示しています。

☆ 準備するもの

(1)グループ作業の場所

対象業務の担当者（複数）が共同で「DMMの作成作業」を行うための場所と机・椅子等を確保します。

(2)DMMの様式

Ａ３版の用紙１枚に「３x３」の枠を書いたものを、複数枚用意しておきます。

(3)付せん紙

業務名や「機能」の名称を書き込む付せん紙を用意します。
付せん紙の大きさは、7.5cm x 7.5cm程度のものを用意します。また付せん紙の色は、枠の真ん中のマスに貼る用、枠の周囲のマスに貼る用で分けます。

(4)筆記用具

付せん紙に文字を書き込む筆記用具（サインペンなど、書いた文字が遠くから見ても読めるもの）を用意します。

☆ 作成方法

(1)業務を構成する「機能」の分割（第１層目の格子の作成）

分析対象とした業務の名称を付せん紙に書き、用紙に書いた「３x３」の枠の中心のマスに貼ります。
その業務を構成する「機能」についてグループ討議を交えて８つ洗い出し、１つの「機能」の名称を１枚の付せん紙に書き、用紙に書いた「３x３」の枠の周囲の８つのマスにそれぞれ貼ります。
付せん紙に書く「機能」の名称は、動詞になりうる言葉（「○○をする」という言葉になりうるもの）を入れ、「土地」「建物」と言った名詞は避けます。また、「管理」という言葉もできるだけ避け、どうしても「管理」という言葉を使う場合は、その前に具体的な対象となる言葉を入れて「○○管理」などとします。
「はたらき」の手段（実現方法）に関する「機能」は書きません。例えば「電算マスター登録」といった機能は（情報システムは「手段」なので）書きません。
できるだけ業務の流れに沿って「機能」を洗い出し、「３x３」の枠の左上から時計回りに埋めていきます。最初の枠（第１層目の格子）は、大変でも８個すべてのマスを埋めることで、分析に参加する全員の知恵出しができます。

(2)業務を構成する「機能」の分割（第２層目の格子の作成）

第１層目の格子の中の周囲８つマスに貼られた「機能」の名称を書いた付せん紙を、１枚ずつ作ります。枠線を書いた新たな用紙を８枚用意して、各用紙の枠の中心のマスに、作った付せん紙を１枚ずつ貼ります。この８枚が、最初に作成した第１層目の格子の周りを囲む第２層目の格子になります。そして、８枚の用紙を、第１層目の格子の周囲に左上から時計回りに順に配置して、全体でDMMの形にします。
個々の第２層目の格子について、第１層目と同様に、その枠の中心に貼られた「機能」を構成する１段階下の「機能」についてグループ討議を交えて最大８つ洗い出し、１つの「機能」の名称を１枚の付せん紙に書き、枠の周囲の８つのマスの左上から時計回りに貼っていきます。

(3)分割した「機能」の見直し

第２層目の格子の作成作業が一通り終わったら、出来上がったDMM全体を見ながら、「機能」の分割結果の妥当性についてグループ討議します。
第２層目の格子の中に、分割した「機能」の数が少ないものがある場合は、再度、全体のバランスを考え、必要に応じて「機能」を足します。
また「機能」の中に、サービス内容の差があるだけで同じ「機能」としてくくった方が望ましいものがあるかどうか検討します。例えば、「証明」という「機能」を構成する一段下の「機能」が「住民票の写しの交付」「住基台帳の記載内容証明の交付」のように「証明する内容の差があるだけ」である場合、「証明する」という「機能」自体は同じです。そのような場合は、「住民票の写しの交付」「住基台帳の記載内容証明の交付」等で共通に必要となる「機能」（交付申請書の受付、申請書の内容確認、本人確認、等々）を、「証明」の一段下の「機能」とします。なお、このように一度出した「機能」を見直した場合には、その履歴（もともと、どんな「機能」を書いていたか）を用紙にメモ書きしておきます。このメモは、後の「機能情報関連図（DFD）」の作成で使います。

☆ 作成例（川口市の場合）

川口市では、総務省の「平成17年度自治体EA事業」において、分析対象業務の担当者が参加した業務の機能構造分析の中で、DMMを作成しました。

☆ 作成のヒント

(1)DMMに書く「機能」について

DMMの作成では、第１層目の格子を構成する８つの「機能」を何にすれば良いかについて、なかなか考えつかない場合があります。このような場合は、分析対象業務について、「毎年、定期的に行うこと」「毎月、定期的に行うこと」「毎日、定期的に行うこと」「その都度、行うこと」という具合に、時系列に沿った「機能」の洗い出しを行います。
例えば、国民健康保険税業務のDMM作成における第１層目の格子について、業務の年間計画を想定しながら、賦課や納税通知といった年間計画に沿って行う「機能」と、保険証発行や問い合わせ対応といった随時行う「機能」とを合わせて、8業務を洗い出すことができるでしょう。

(2)職員の「気づき」を引き出すための、DMMの見直し作業

DMMの作成では、「機能」の階層構造が正しく示されたDMMの作成を最初から目指すのではなく、まずは対象業務の担当者が考えている「機能」をそのままDMMに書き起こすのがポイントです。そして、一通り出来上がったDMM全体を見ながら「機能」の分割結果の妥当性についてグループ討議していく中で、日頃自分が行っている業務の真の姿に気づいていきます。
日頃、実際に業務を担当している職員は、「日頃、自分が実際に行っている作業」がその業務の「機能」であると捉えがちです。そこで、最初は業務担当職員の思いのままにDMMを作成し、それを見ながらグループ討議していく中で、日頃、自分が実際に行っている作業が「機能」なのか「機能の実現手段」なのかについて認識を深めています。
例えば、最初に作成した住民基本台帳業務のDMMに、電算処理といった「機能」が書かれていた場合は、DMMの見直しの中で、電算処理が「機能の実現手段」であって「機能」ではないことについて、職員の「気づき」を引き出します。
また、「住民基本台帳記載機能」の１段下が「転入」「転出」「転居」等になっているDMMである場合は、DMMの見直しの中で、「転入」「転出」「転居」等はサービス内容の差があるだけで同じ「住民基本台帳記載機能」としてくくった方が良いことついて、職員の「気づき」を引き出します。