5) 情報実体一覧表

☆ 様式の概要

 情報実体とは、業務を構成する「情報」を業務の中で実際に流通・蓄積させる際に用いる媒体を指します。情報実体一覧表とは、DFDの作成を通じて洗い出された個々の「情報」の情報実体をまとめた表です。

☆ 表記方法

情報実体一覧表の例

図 「情報実体一覧表の例」

 情報実体一覧表は、対象業務の個々の「情報」の流通・蓄積に用いられる媒体(媒体の種類、様式名など)を表形式にまとめたものです。表中の各項目には下記の内容を書き入れます。

項目名 記載内容
(No) (情報実体の通し番号)
名称 情報実体の名称。
区分 情報実体の種類。
(紙帳票、紙台帳、システム画面、データベース、電子ファイル)
対応DFD
(階層、情報名、区分)
対応する DFD と、その上の「情報」の名称、及び区分(情報の流れ、情報の滞留)。
1つの情報実体が複数の DFD 上の「情報」に対応する場合は、すべて記入する。
提供資料番号 入手した情報実体のサンプルの整理番号

図 「情報実体一覧表に記載する項目」

☆ 準備するもの

(1)グループ作業の場所

  • 対象業務の担当者(複数)が共同で「情報実体一覧表の作成作業」を行うための場所と机・椅子等を確保します。

(2)情報実体一覧表の様式

  • A3版の用紙に、情報実体一覧表の様式(枠線)を書いておきます。

(3)筆記用具

  • 情報実体一覧表に文字を書き込む筆記用具(鉛筆、消しゴムなど)を用意します。

☆ 作成方法

(1)DFDの準備

  • 情報実体一覧表の作成に当たり、予め、DFDを用いた業務の「機能」「情報」の抽出を行っておきます。

(2)情報実体一覧表の記入

  • DFDから、分析する「情報」を1つ選び、その「情報」の実体(情報実体)のサンプルを入手して整理番号をつけると共に、情報実体一覧表の対応する枠に、その情報実体の名称・区分と整理番号を書き込みます。またその「情報」のDFD上の名称と区分を、情報実体一覧表の対応する枠に書き込みます。
  • 同じ情報実体が別のDFDの「情報」の実現手段として用いられている場合は、行を増やして、対応するDFD上の「情報」の名称と区分を書き加えます。
  • DFDに示された「情報」すべてについて、分析を進めます。

☆ 作成例(川口市の場合)

川口市では、総務省の「平成17年度自治体EA事業」において、分析対象業務の担当者が参加した業務の機能構造分析の中で、情報実体一覧表を作成しました。

☆ 作成のヒント

(1)情報実体のサンプルの入手

  • 情報実体一覧表の作成作業で重要なのは、情報実体一覧表の作成自体ではなく、情報実体一覧表に載せる情報実体のサンプルの入手です。この作業で入手したサンプルを用いて後の情報分析を行います。情報実体一覧表は、入手した情報実体サンプルの管理表の役割を担います。
  • したがって、情報実体一覧表の作成作業は、単にDFD上に示された「機能」について記述するだけでは終わらず、その情報実体のサンプルが入手できた時にはじめて作業が完了します。


他の様式

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