4) 3段階工程表

☆ 様式の概要

 3段階工程表とは、対象組織における目的達成のための各種行動(刷新化の方策)の実施する順位について、「短期」「中期」「長期」の3段階に分けて実施することをまとめた表です。

☆ 表記方法

「タイトル(達成すべき目的)」
第1段階(短期) 第2段階(中期) 第3段階(長期)
・行動1
  行動1-1
  行動1-2
   行動1-2-1
・○○○
・行動2
  ○○○
   ○○○
・○○○
・○○○
・○○○
・○○○
  ○○○
  ○○○
・○○○

図 「3段階工程表の全体像」

 3段階工程表は、達成すべき目的のためにとるべき各種行動(刷新化の方策)を、実施する段階毎に分けて表形式にまとめたものです。
 各段階は、第1段階(短期)として「すぐに実施すべき行動」、第2段階(中期)として「1〜3年後程度を目処に実施すべき行動」、第3段階(長期)として「3〜5年後程度を目処に実施すべき行動(達成すべき目的)」に分類されます。

☆ 準備するもの

(1)グループ作業の場所
  • 複数の参加者が共同で「3段階工程表の作成作業」を行うための場所と机・椅子等を確保します。
(2)付せん紙
  • 3段階工程表に配置する行動カードを書き込む付せん紙を用意します。
  • 付せん紙の大きさは、1枚に40字程度が書けるもの(7.5cm x 2.5cm程度)を用意します。
(3)模造紙
  • 行動カードを貼り付ける模造紙を用意します。
  • 模造紙には予め、3段階工程表の枠線を書いておきます。
(4)筆記用具
  • 付せん紙や模造紙に文字を書き込む筆記用具(サインペンなど、書いた文字が遠くから見ても読めるもの)を、参加者全員分、用意します。

☆ 作成方法

(1)行動カードの作成(もしくは用意)

  • 付せん紙1枚に1項目、目標達成のための行動を書いて、行動カードを作ります。目的手段分析などで作成した行動カードがある場合は、それをそのまま利用します。

(2)行動カードを3段階に分ける

  • 個々の行動カードの内容を「短期」「中期」「長期」のどの段階に実施すべきかついて、グループ討議を交えて検討し、模造紙の上の3段階工程表の各段階の枠の中に、行動カードを貼り付けていきます。
  • 目的手段分析を実施した場合は、目的手段分析図における「すぐに実施すべき行動群(短期行動項目)」「1〜3年後程度を目処に実施すべき行動群(中期行動項目)」「3〜5年後程度を目処に実施すべき行動群(長期行動項目)」の各層にある行動カードを、それぞれ3段階工程表の各段階の枠の中に貼り付けていきます。

(3)3段階工程表の評価と、行動カードの追加

  • 模造紙全体を見ながら、出来上がった3段階工程表について、グループ討議を交えて評価します。
  • 3段階工程表の中に、首長のマニフェストや各種計画に示された行動が含まれているか確認します。含まれていない場合は、その行動内容を書いた行動カードを加えます。
  • 第3段階に分類された行動カード(達成すべき目的)に関して、ひと・もの・かねがそれぞれどのような状態になればその目的が達成されたとみなされるかについて検討します。ひと・もの・かねの状態が明らかになる行動カードになっていない場合は、ひと・もの・かねの状態が明らかになる行動内容を書いた行動カードを加えます。

☆ 作成例(川口市の場合)

川口市では、総務省の「平成17年度自治体EA事業」において、課長級職員によって、3段階工程表を作成しました。



他の様式

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