作業日誌

作業名 基幹業務 その他 公営住宅管理 現状分析(業務分析)作業(第1回)
日時 平成17年10月28日(金)
13:00〜15:00
場所 市民会館地下第2会議室
参加者 職員:
住宅課 小林課長補佐、戸田主任
企業:【基幹】
日立製作所 榎本、大谷
使った資料

1.「自治体業務・システム刷新化事業」現状分析(業務分析)作業について
2.市営住宅管理の流れ
3.申請書・通知書様式
4.画面のコピー
5.入居者募集のしおり(申込書付き)(冊子)
6.川口市営住宅ストック総合活用計画(冊子)

概要

【作業の目標】

  • 公営住宅管理に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。

【当日の流れ】

13:00〜13:05 業務分析の目的と本日の作業の確認(5分)
13:05〜13:15 業務説明表の記入(「業務の目的・概要」欄のみ)(10分)
13:15〜14:30 機能分析表(DMM:以下「DMM」という)の作成(75分)
14:30〜15:00 機能情報関連図(DFD:以下「DFD」という)の作成(30分)

【作業内容】

  • 参加した職員は、9/28の説明会へ出席していたこと、作業の目的等は事前に配布された資料で確認済であったことから、簡単に目的と作業の流れを説明した後、すぐに作業に取りかかりました。
  • 業務説明表を作成するにあたり、まずは分析対象とする業務範囲を議論しました。
  • 川口市では、全ての公営住宅(市営住宅)が直営であり、今年度から来年度にかけて建替を進めていることから、職員は公営住宅の計画、整備といった「住宅整備」業務を強く意識していました。その結果、分析対象の範囲としては、入退居管理だけでなく公営住宅の計画・修繕等を含むものとしました。
  • これらを確認した上で、公営住宅法の第1条を参考に、業務の目的を記載しました。
  • 公営住宅管理は、入退居者と住宅それぞれの管理が大きくあるとのことで、まずは業務の流れが見えやすい入退居者に関するDMMを作成し、慣れてきたところで住宅管理に取りかかりました。
  • 最後にDMM全体を眺め、機能間の関係を整理するようにしました。
  • 機能に不足がないか確認したところ、住宅の売却や公営以外の住宅計画に関する業務をどう扱うか議論になりました。公営住宅管理の目的を参加者間で再度確認し、住宅の売却は公有財産としての意味合いが強く、また管財課が行っていること、本業務は公営住宅を対象とすることから、いずれも対象外として扱うことに落ち着きました。
  • DFDの作成にあたっては、DMM上で、次の機能はどれか、どういった外部機関とやりとりするのかを記録しておくようにしていたため、この内容を再度確認しながら、DFDの様式に矢印(情報の流れる方向)と情報名、外部環境を書き込んでいきました。

【出てきた意見】

  • 基幹という分類で「公営住宅管理」が含まれていることにやや戸惑いを感じているとのことでした。内部管理業務との対比ということで、住民との接点を持つ業務であることから選定されていることを説明しました。
成果物
  1. 業務説明表(1枚)・・・「業務の目的・概要」欄のみ記載しました。
  2. DMM(1枚)・・・階層1、2まで作成しました。
  3. DFD(1枚)・・・階層1「入居募集」のみ作成しました。その他の機能については、本作業時間帯で作成できませんでしたが、DMM作成時に業務の流れ・外部機関との連携部分を確認しました。
ポイント
  • 業務範囲については、参加者の意識に違いがあることが考えられるため、分析の冒頭で充分に議論し、認識の共有化を図る必要があります。
  • DMM等の成果物の作成については、なるべく業務の流れが分かりやすい部分から開始する方が、積極的な参加を促す結果に繋がると考えます。



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