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作業日誌

作業名 基幹業務 税関連業務 固定資産税(家屋) 現状分析(業務分析)作業(第1回)
日時 平成17年10月27日(木)
13:00〜15:00
場所 本庁5F大会議室
参加者 職員:
固定資産税課 内座課長補佐、早船課長補佐、森田主査、清水主任、宮澤主事
企業:【基幹】
三菱電機 古宮
アイシーエス 藤原
使った資料
概要

【作業の目標】

  • 固定資産税(家屋)に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。

【当日の流れ】

13:00〜13:10 業務分析の目的と本日の作業の確認(10分)
13:10〜13:25 業務説明表の記入(「業務の目的・概要」欄のみ)(15分)
13:25〜15:00 機能分析表(DMM:以下「DMM」という)、および、機能情報関連図(DFD:以下「DFD」という)の作成(95分)

【作業内容】

  • 本業務は3つの係からなる事務処理であり、今回の業務分析においては5名が出席しており、各係からそれぞれ1名以上が出席していました。
  • 今回の業務分析では、土地業務、償却資産業務、および、収滞納業務については、それぞれ別枠での作業が用意されていたので、家屋業務を対象範囲として分析することを確認しました。
  • 業務説明表の記入にあたり、各係がどのような分担で業務を実施しているのか、話し合いました。
  • 現状の業務区分では、大きく現地調査業務と異動入力業務と分かれている為、それぞれの業務概要を再確認した上で、目的を記載しました。
  • DMM作成においては、職員にて賦課事務の流れ図を用意しており、業務の全容を見通しながら、階層1の業務分割を行いました。この中で、評価業務から賦課業務への一連の流れに対して、作業範囲が大きくなったので、これらを2つに分けることにより、全体の釣り合いをとりました。
  • 階層2の分割においては、賦課事務の流れ図をもとに機能を列挙しました。職員からは、各業務に渡って、現地調査や台帳登録などの作業が存在するとの意見もあり、これらの割当てと整合性について、意見交換を行いました。
  • DFDの作成においてはDMM作成とあわせて外部機関や情報の流れを合わせて確認することで、DFD作成に必要となる情報を収集することができました。

【出てきた意見】

  • DMM作成時に業務分割をしていく過程で、現状業務における重複作業などの問題点について議論しました。中でも、システム登録にあたり、パンチ業者に依頼するための作業や、納税義務者に発送する作業など、職員の作業負荷が集中することについて問題をかかえていることや、調査作業に関して人員不足による負荷集中などの問題点についても、多くの意見が挙がりました。
成果物
  1. 業務説明表(1枚)・・・「業務の目的・概要」欄のみ記載しました。
  2. DMM(1枚)・・・階層1、2まで作成しました。
※DFDについては、本作業時間帯での確認は未実施ですが、DFD作成に必要となる外部機関、および業務の流れについてはDMM作成時に抽出しています。
ポイント
  • 固定資産税(土地)同様、複数の係が連携して事務処理が行われる業務では、各係の役割分担と年間計画が分かる資料を用意すると、業務区分の分割作業が円滑に進みます。
  • 複数の係が連携して事務処理が行われる業務を分析する際は、今回のように各係から1名以上出席することで、お互いの業務分担を再確認できる場となり、意見交換が促進されます。なお、出席人数が多くなる場合は、業務流れ図などの資料をもとに議論することで、分析作業の発散を抑えることができます。



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