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作業日誌

作業名 基幹業務 税関連業務 税制(市税収納) 現状分析(業務分析)作業(第1回)
日時 平成17年11月1日(火)
13:00〜15:00
場所 市民会館地下第2会議室
参加者 職員:
税制課 飯盛主任
企業:【基幹】
三菱電機 栗林、久元
使った資料
概要

【作業の目標】

  • 市税収納に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。

【当日の流れ】

13:00〜13:05 業務分析の目的と本日の作業の確認(5分)
13:05〜13:20 業務説明表の記入(「業務の目的・概要」欄のみ)(15分)
13:20〜14:40 機能分析表(DMM:以下「DMM」という)の作成(80分)
14:40〜15:00 機能情報関連図(DFD:以下「DFD」という)の作成(100分)

【作業内容】

  • 参加した職員は9/28の説明会の中でDMM作成を体験していることから、業務分析の目的と本日の作業については簡単に説明し、業務説明表の作成に取りかかりました。
  • 今回の業務分析にあたり、税制課内の庶務係(市税収納担当)と証明係(税証明発行)では扱う業務が全く異なることが判明したので、税制業務を最上位階層として分析を行うのではなく、市税収納と税証明発行をそれぞれ最上位階層において分析を行いました。
  • 市税収納に関する業務説明表の記入にあたっては、職員が普段より意識している業務の目的について記載しました。
  • DMMの作成においては、職員が事前に用意した作成途中のDMMと業務の流れが分かる資料を持参していたので、これらを基に業務分割を行いました。
  • 業務の流れを確認していく過程で、職員が持参していたDMMには、外部機関の業務まで記述されていることが分かり、税制課業務と外部機関業務の切り分けを行いました。その後、DMMの未記入枠に業務を割り当てていきました。
  • DFDにおいては、外部機関とのつながりが多い「充当」および「還付・充当(随時)」について作成しました。
  • 上記以外のDFDについても、DMM作成時に合わせて外部機関や情報の流れを確認することで、DFD作成に必要となる情報を収集することができました。

【出てきた意見】

  • 業務分析を行っている過程で、現状業務における、以下のような意見がありました。
    • 税制課の庶務係では、収納の消し込み業務や還付・充当関連資料の作成、および、他課に関連する業務を行っているため、他課と情報の出入りが多く、複雑になっている。
    • 5年後を見据えた業務改善を考えると、現在、税制課や税業務を担当する課が行っているパンチ業者への委託は、会計課が取り纏めて委託する運用にすると業務の効率が上がると考えられる。
    • 係長階級になると電算業務については分からないことが多い。
成果物
  1. 業務説明表(1枚)・・・「業務の目的・概要」欄のみ記載しました。
  2. DMM(1枚)・・・階層1、2まで作成しました。
  3. DFD(2枚)・・・階層1「充当」および「還付・充当(随時)」を作成しました。その他のDFDについて、本作業時間帯での確認は未実施ですが、DFD作成に必要となる外部機関、および業務の流れについてはDMM作成時に抽出しています。
ポイント
  • 職員が事前に作成したDMMがある際は、敢えて新規DMMを作成する必要はありませんが、職員にどういった経緯で分割したのかを確認する必要があります。
  • 職員と1対1で業務分析を行う際は、全ての作業を請け負うのではなく、職員がDMMやDFDで使用する付箋に業務名を記述しておくなどして、効率良く分析を行うことが必要です。これにより、職員が主体的に参加でき、円滑な業務抽出が可能となります。



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