作業日誌

作業名 内部管理業務:庶務事務 個別課題の解決方策検討作業(第2回)
日時 平成18年2月7日(火)13:00 〜 16:00 
場所 川口市役所 第二庁舎地下第二会議室
参加者 職員:職員課   森岡主任情報政策課 川田主任
企業:大和総研 堀井、富士通  蛯子、 日本電気 渡辺
使った資料
1.説明資料
2.業務流れ図(現行、次期)
3.入力項目数表
4.効果測定結果
5.関連申請ドキュメントコピー
概要

【作業の目標】

  • 作業担当者間で、作業前に当日の作業(改善策検討について)の主旨、手順の意識合わせをしました。まず、第1回で企業が清書した業務流れ図(現状)の確認をしました。係長作業が、「認定」と表記されていましたが「確認」であるとの意見がありました。効果測定の結果を報告後、課題解決のための業務流れ図(次期)の検討を行いました。業務の流れを追いながら、簡略化できる業務(決裁、入力作業、確認作業等)やシステム化の可能性について検討しました。次に現在使用している届出の記入項目についての効率化を検討しました。重複入力している項目はないか、実際には使用されていない項目はないか、システム化により入力の必要が無くなる項目はないかという視点で検討しました。検討の結果、改善により推測される効果として「処理時間の短縮(効率化)、「申請提出期限の延長」(職員課への時間外データ提出期限の延長)、月初の庶務担当職員への作業集中の軽減が挙げられました。最後に改善後も残る課題はないかを確認して作業を終えました。
  • 川口市の個別課題解決の対象業務について改善点を明確にし、現状業務を分析し、定量的に計測した結果から最適化の観点から改善策を実施した場合の業務流れ図と効果を推察することとします。

【当日の流れ】

113:00〜13:05 本日の作業についての説明(5分)
13:05〜13:20 清書した業務流れ図(現状)の確認(15分)
13:20〜13:40 効果測定結果の報告と確認(20分)
13:40〜15:10 課題解決のための業務流れ図(次期)の検討(90分)
15:10〜15:50 入力項目の検討(40分)(必要項目の確認、システム化により入力が簡易になる項目の検討)
15:50〜16:00 課題の確認(10分)

【作業内容】

(1) 課題解決のための業務流れ図(次期)検討業務流れ図(現状)と改善点から業務流れ図(次期)の検討を行いました。時間外勤務手当については、現状は日々「時間外勤務命令書及び報告書」へ記入し、月単位で庶務担当がとりまとめて職員課に提出しています。この月単位での庶務担当の作業と職員課とのやり取りを減らすことで、月初の庶務担当者の作業が軽減され、職員課の作業が早期に着手可能となる効果があると推測する意見がありました。具体的には、日々の時間外の記入をシステムへの入力とし、手当額計算、手当額集計は自動化する改善策があがりました。しかし、人事給与システム側では日々のデータは必要としていませんでした。そこで日々の勤怠データを蓄積するシステムが必要であるとの見解となりました。また、新たな課題としてパソコンがない場所もあり、入力環境も含めて検討が必要であることが確認されました。次に、通勤手当について検討しました。現状、私鉄やバス利用の場合、鉄道会社またはバス会社発行の証明書の添付が必要になります。また、JRや車などでの通勤経路の妥当性は、職員課にて経路検索システムや地図、バス運賃表を確認することになっています。そこで証明書を無くすことと、経路などの確認はシステムを使って申請者が行うことによって、庶務担当者と職員課の作業が軽減されると推測しました。しかし通勤届は年に数回しかない事務であり、検索ソフトを提供しても不慣れなことがかえって非効率となることも考えられるとの意見がありました。また、パソコンがないところの対策も検討する必要があるとの意見がありました。現状は、距離による手当額の判断となっていますが、細かい確認を省くという意味で地域による手当額の判断としてはどうかという意見もありました。地域とした場合、判断や確認に要する時間は軽減できるが、地域決めや、地域と地域の境目の判断、規定変更時の移行をどうするかなど新たな課題もあることがわかりました。

(2) 入力項目の検討申請書に記入している項目を再度見直し、簡易化できるか、システム化により入力が軽減できるかという視点で検討しました。各届には必ず職員番号、氏名、職名、住所を記入する欄があり、職員情報をシステムにより一元管理することにより、職員番号以外の入力は簡略化できることが確認できました。また、「時間外勤務命令及び報告書」においては命令時間、実施時間と時間数を記入するようになっています。命令時間や実施時間を入力すれば時間数を自動計算とすることで入力が省けることが分かりました。住居届については「借家」の場合、契約書あるいは契約書の写しの提示をする必要があります。しかし住居届にも、契約書あるいは契約書の写しに記載されている内容を詳細に記入する必要があり、提示があれば記入する必要はないのではないかとの意見もありました。システム化することによりそれぞれの届出で入力の軽減が可能であることが確認できました

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。
  • 民間は事務処理方法を統一しやすいが、自治体ではパソコンがあるところとないところで事務処理が2つに分かれてしまう。権限などの問題もあり、一本化しにくい。
  • 事務としては年に数回しかないものもあり、システム化をどこまでするかは判断が難しい。
成果物
  1. 入力項目の増減表
  2. 計削減効果予測の試案
  3. 業務流れ図(次期)
ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 通勤手当や時間外勤務手当等、手当ての区分が細かくなっているので、区分を少なくするなどして計算や確認を簡易ができるのではないかと感じました。

【作業をうまく進めるための助言】

  • 職員は用語の定義を気にする傾向にあるため、用語の意味を共有化するところから始めた方が以降の話が順調に進捗するのではないかと思います。


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