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2A.1)既存資料の収集

  • 業務の現状(AsIs)分析の材料となる資料を収集する

☆作業の目的

業務の現状(AsIs)分析作業を始めるにあたり、分析の基本となる「対象業務の業務手順、使用している帳票、業務量」などについての情報をそろえる必要があります。本作業では、これら情報が記載された各種資料を収集します。

☆実施方法

  • 対象業務の業務手順、使用している帳票、業務量などについての情報が記載された資料を庁内の各部署から収集します。主な資料としては下記が挙げられます。
    • 対象業務に係る分掌規定や例規集
    • 対象業務に係る事務分担表
    • 業務手順を記した手引書等
    • 業務で用いている紙様式(申請書、帳票、台帳等)
    • 業務で用いているコンピュータ画面を印刷したもの(システムマニュアルなど)
    • 業務量の把握の参考となる統計資料等(年間の申請件数、証明書発行数に係る統計資料など)
  • 資料収集は、既存の資料を可能な限り集めることとします。業務分析作業のために新たに資料を作成することは不要です。
  • なお、本作業の冒頭で検討に必要な情報を必ずしもすべて収集している必要はなく、作業を進めいていく中で追加的に情報を収集することも可能です。

☆実施事例

  • 川口市の場合

  • 川口市では、総務省の「平成17年度自治体EA事業」において業務の現状(AsIs)分析作業を実施するにあたり、対象業務の担当課から様々な資料を収集しました。
    また紙様式などはコピーを入手しましたが、その際、個人情報等が記載されている部分は、その部分を黒塗りしたコピーを入手しました。


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