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2A.2)業務の機能構造分析

  • 分析対象とした業務を、「機能」と、機能間を結ぶ「情報」で捉える

☆作業の目的

業務の現状(AsIs)分析の目的は、様々な業務が内容の詳細は異なるものの、もともとは基本的な機能や情報の組合せであることについて、庁内各部署の職員間の合意形成を図ることです。
自治体EAにおいて、業務は「業務目的を達成するためのはたらき(機能)の集まり」として捉えます。ここでいう「機能」とは、資源(ひと、もの、かね)を動かすことです。また「機能」によって資源の状況がどう変化したかを知ることで、業務目標が達成できたかを測ります。この時、資源の動かし方や状態を示すのが「情報」です。このように業務は「機能」と「情報」の組合せで捉えることができます。
本作業では、分析対象とした業務を「機能」と「情報」で捉えるための様々な分析を通じて、その業務の本来の姿についての庁内各部署の職員間の合意形成を図ります。

機能と情報の組合せとしての業務

図 「機能と情報の組合せとしての業務」

☆実施方法

1.分析作業の準備

  • 分析作業参加者を集めた、業務の機能構造分析(グループ作業)の場を設けます。

2.分析対象とする業務範囲を決める

  • 最初に「どの業務を分析対象とするか」について、グループ討議で決めます。
  • 事前に収集した資料に基づき、その業務の概要(名称、目的、根拠法令、所管部署等)を紙に書き起こします。
  • 総務省の「平成17年度自治体EA事業」では、業務説明表を用いて業務の概要をまとめました。
     →資料編1「業務説明表

3.その業務を構成する「機能」を洗い出す

  • 分析対象業務を「機能」の集まりとして捉え、事前に収集した資料(業務手順を記した手引書等)を参考に、グループ討議を交えて、業務の「機能」の階層化・詳細化を行い、その結果を紙に書き起こします。
  • 総務省の「平成17年度自治体EA事業」では、機能分析表(DMM)を用いて業務の「機能」の階層化・詳細化の結果をまとめました。
     →資料編1「機能分析表(DMM)

4.「機能」の間の関係、「情報」の流れを洗い出す

  • 業務の「機能」の階層化・詳細化の結果に基づき、事前に収集した資料(業務手順を記した手引書、業務で用いている様式等)を参考に、グループ討議を交えて、「機能」と「機能」のつながり(実施する順番、ある機能から次の機能へ引き継ぐもの、等)を把握し、その結果を紙に書き起こします。
  • 総務省の「平成17年度自治体EA事業」では、機能情報関連図(DFD)を用いて把握結果をまとめました。
     →資料編1「機能情報関連図(DFD)

5.基本機能の導出

  • 前述の2〜4の各分析作業を何回か繰り返して、その業務を構成する「機能」の組み直しを行い、その結果から、業務を構成する「基本的な機能」を導き出していきます。また、繰り返し分析の中で、根拠法令や所管部署に依らない「機能のかたまり」が見えてきたら、「複数の業務に分ける」「他の業務と合わせる」など分析対象範囲に変更を加えてみます。
  • なお、個々の「機能」や「情報」が実際にどのように実現されているかについては、前述の3〜4の各分析作業に併せて把握していきます(後述の「機能・情報の実現手段分析」を参照)。
基本的な機能の導出方法

図 「基本的な機能の導出方法」

☆実施事例

  • 川口市の場合

  • 川口市では、総務省の「平成17年度自治体EA事業」において、分析対象業務の担当者が参加した業務の機能構造分析作業を実施しました。


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