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2A.5)業務情報の抽象化

  • 個々の業務の「情報」が、「ひと・もの・かねに係る情報の組合せ」で構成されていることを把握する

☆作業の目的

業務の現状(AsIs)分析の目的は、様々な業務が、本来は「基本的な機能」や「基本的な情報」の組合せでできていることについて、庁内各部署の職員間の合意形成を図ることです。自治体EAでは、 業務機能の論理化抽象化作業によって、業務を構成する「機能」の本来の姿(業務の「本来のくくり」や「基本的な機能」)を明らかにしたのと同様に、業務を構成する「情報」の本来の姿を明らかにします。
自治体EAにおいて業務とは、業務目的を達成するための「機能」(はたらき)の集まりです。また「機能」とは、資源(ひと、もの、かね)を動かすことです。また「機能」によって資源の状況がどう変化したかを知ることで、業務目標が達成できたかを測ります。この時、資源の動かし方や状態を示すのが「情報」です。
業務機能の論理化抽象化作業によって様々な業務を「基本的な機能」の組合せで示した際、その中の「機能」と「機能」の間を流れる「情報」が、その業務に係わる資源(ひと、もの、かね)の動かし方の状態やを示すものになります。自治体EAでは、この「情報」の中でどのような資源(ひと、もの、かね)の動かし方や状態が表現されているかについての分析を「業務情報の抽象化」と呼びます。法令等や組織、手作業や紙媒体といった業務を実現する上での制限がなくなれば、この「情報」の管理を一元化することができます。

1.分析作業の準備

  • 分析対象業務について、あらかじめ、 業務機能の論理化抽象化作業を実施しておきます。
  • 分析作業参加者を集めた「業務情報の抽象化分析(グループ作業)」の場を設けます。

2. 業務情報の抽象化

  • 業務機能の論理化抽象化作業の結果に基づいて様々な業務を「基本的な機能」の組合せで示した際、「機能」と「機能」の間を流れる「主たる情報(ドライブ情報)」の上で、どのような資源(ひと、もの、かね)の動かし方や状態が表現されているかについて、グループ討議を交えて検討し、その結果を紙に書き起こします。
  • 総務省の「平成17年度自治体EA事業」では、イベントエンティティ表を用いて、業務情報の抽象化分析作業を実施しました。
     →資料編1「イベントエンティティ表

☆実施事例

  • 川口市の場合

  • 川口市では、総務省の「平成17年度自治体EA事業」において、分析対象業務の担当者が参加した業務情報の抽象化分析作業を実施しました。


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