【作業の目標】
情報公開に関する現状把握を行いました。本作業の目的は、情報公開業務に関して業務機能の分類および処理上で使用している帳票類などの流れを確認し、現状を把握することです。
【当日の流れ】
15:00〜15:05 自己紹介および担当者の所属確認（5分）
15:05〜15:35 業務説明表の記入（30分）
15:35〜16:20 機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（45分）
16:20〜16:50 機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（30分）
16:50〜17:00 業務要件定義書、情報実体一覧表（10分）
【作業内容】
(1) 自己紹介および担当者の所属確認
職員および作業担当者の自己紹介を行いました。
(2) 業務説明表の記入
職員が持参した資料の説明をしながら、業務説明表を作成しました。
- 業務の区分については、情報公開に関連する事務として、個人情報取扱いに関する事務も取り扱っていることから、今回は情報公開という切り口で整理しました。
- 根拠となる法令に関しては、川口市の情報公開条例および情報公開条例施行規則が柱になります。また、不服申立に行政不服審査法が適用されます。
- 業務規模については、特に職員が把握されているものはありませんでした。市政情報センターにある公文書の閲覧者数は、閲覧可能な公文書の申込みは不要なため正確な数字は把握できませんでしたが、公開請求は受付が必要ですので、その請求件数や開示件数を対象としました。
- 業務については、情報公開という切り口から、公開文書の閲覧を可能とする市政情報センターの運営と公開されていない文書の公開請求手続き事務が主な作業になります。
- 成果指標はわかりにくかったことから、業務成果をあらわすものとして検討し、公開請求に対して、どの程度開示できたかを指標として設定しました。
- 情報システム費用については、エクセルシートによる課内の運用であるため、特にシステム費用というものはありませんでした。
(3) ＤＭＭ作成
業務説明表の検討内容を確認しながら作成しました。ＤＭＭについては今回提示されている業務区分の情報公開を中心にとりあげました。時折、情報公開と個人情報に関する業務と重なってしまう場合があり、情報公開という業務として切り出すことに苦労しました。また、業務が細かくなったり、おおまかになったりし、大きさを合わせるのに多少時間を要しました。
(4) ＤＦＤ作成
- 作成されたＤＭＭをもとにＤＦＤの用紙に業務機能を付箋紙で貼り付けました。貼り付けた機能間のデータの流れを追いながら事務の流れを確認しました。ここでは具体的なデータについて、使用されている帳票や手引き等を見ながら、記入しました。
- また、業務説明表の記入で漏れている業務がないか確認し、あらたな事務が出てきた場合には、ＤＭＭへも反映するように更新を行いました。
