【作業の目標】
- 情報公開に関する現状把握を行いました。第１回の業務分析にて作成した情報公開に関連する業務説明表、機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）、機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）、業務要件定義表、情報実体一覧表について、職員に漏れや誤りがないか確認を行いました。また、その場で修正事項を記入しました。
【当日の流れ】
15:00〜15:30 業務説明表の確認（30分）
15:30〜15:50 ＤＭＭの作成（20分）
15:50〜16:45 ＤＦＤの作成（55分）
16:45〜17:00 情報実体一覧表、業務要件定義表（15分）
【作業内容】
(1) 業務説明表の確認
持参した資料「情報公開・個人情報保護制度の手引き」で説明をしながら、業務説明表を確認しました。
- 目的については、手引きに記載されている言葉に合わせました。
- 根拠となる法令に関しては、情報公開条例に参考となる法律として、国の法律や県の条令についても参照しているので追加をしました。
- 成果指標については、制度を利用して公開請求をすることは最後の手段であり、可能な限り情報提供を推進することが重要なので、公開請求の取り下げ件数について追加しました。
(2) 第１回の業務分析にて確認したＤＭＭの確認
前回作成したＤＭＭを利用して業務の内容を確認しました。
- 「部分/全公開」は、「全部/部分公開」に修正しました。
- 「個人情報扱い」は、「個人情報特定」に修正し、「個人情報訂正」を追加で検討しましたが、個人情報保護制度における取扱い業務なので対象外としました。以下は、ＤＦＤの階層１の確認結果によって、訂正が発生しました。
- コピーサービスは、受付事務を行っていない為、削除しました。
- 職員に対する研修を実施しているので、「研修」を階層１に追加しました。
(3) 第１回の業務分析にて確認したＤＦＤの確認
前回作成したＤＦＤを利用して業務の内容を確認しました。
階層０については、以下のとおりです。
- 「全部/部分公開」から直接「不服申立」へ流れる情報がないので、情報の流れを削除しました。
- 「不服申立受付簿」から「実施状況の公表」へ流れる情報が漏れていたので、「不服申立情報」を情報の流れとして追加しました。
- 実施状況の公表先は、住民だけでなく、他の自治体や委員会に参加される議員へも送付しているので、外部環境として、関連機関を追加しました。
- 「事務局案作成」に対する作成指示が抜けていたので、追加しました。階層１については、以下のとおりです。
- 外部環境に漏れがないか、情報の流れを追加や削除、帳票(情報)名を確認しました。「全部/部分公開」については、立会いの際の受付事務を行っているので、情報の流れを追加しました。その他については主に帳票(情報)名の確認を行いました。
(4) 情報実体一覧表、業務要件定義表
記載する帳票の内容については、打ち合わせを開始しましたが、帳票名を確認している段階で時間切れとなったので、後日確認することとしました。
【出てきた意見】
現行業務の課題として、養子縁組に関して、現実的に疑わしく思える届出であっても、手続き上問題がなければ、受理せざるを得ない状況なので、届出の妥当性を審査する専門機関があったほうがよいのでは、との意見が出されました。
