これまで３回に渡って旧水沢市から提供のあった事務処理マニュアルをもとに、川口市の機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という）と機能の比較分析を行い、その分析結果を事前に旧水沢市へ送付していました。今回はその分析結果資料をもとに、川口市の対象であった業務単位に分析結果の説明を行い、旧水沢市もしくは新市の業務（機能）として存在するか１つずつ確認をしました。
【作業の目標】
- 全体として、川口市業務機能と旧水沢市(合併後)業務機能がどの程度合致しているか確認することを目的としました。機能名称として川口市にあるが旧水沢市のマニュアルにないものは、実際に業務として存在しないのか、川口市固有の業務のため存在しないのか確認することを目的としました。
【当日の流れ】
13:30〜15:00 事務処理マニュアルの分析結果説明及び結果に対する旧水沢市側の評価（90分）
【作業内容】
＜フィットアンドギャップ分析結果説明・確認評価作業＞
- まず、事務処理マニュアルの入手状況をもとに、今回分析対象とする業務について共通認識を図りました。住民情報の選挙人名簿管理と税の税制（収納・消込等）及び川口市では福祉に分類している公営住宅管理については関連するマニュアルがありませんでしたので分析対象から外しました。また、マニュアルはあっても詳細な機能の確認において一部見当たらなかった部分については、事前に整理していたフィットアンドギャップ分析結果資料をもとに確認していくこととしました。業務・機能として存在することが確認できた場合はその旨を確認・評価欄に印を付けていくことにしました。
- 具体的には、住民基本台帳の確認作業において、川口市の分析にて出ていた「（証明書の）広域交付要求送信」機能は、旧水沢市のマニュアルには掲載されていませんでしたが、実際は実施しているものであることを確認しました。また、外国人登録での「受理（受理台帳記入）」や「原票保管」といった詳細な機能は、マニュアルには明確に記載されていないだけで、処理上実施していることを確認しました。
- つぎに印鑑登録については、事務処理上電子的に処理が進むため、「原票作成」という機能としての認識があまり無いとのことで、マニュアルには明確に記載されていませんでしたが、機能としては存在するものであるため、合致しているものと評価しました。さらに印鑑登録の「指定交付登録」は、機能の指し示す内容が不明確とのことで、この場の出席者では確認がとれませんでした。そのため、担当課に電話で確認するなどし、これに近い業務を実施しているかどうか確認していきました。結果的には旧水沢市ではそのような業務が無いとのことで、この部分については川口市との相違として評価しました。
- 戸籍については、一部マニュアルに記載されていないものがありましたが、運用上必要な業務であって、事実上実施していることを確認しました。
- 住民税、固定資産税、国民健康保険税、軽自動車税については、一部マニュアルがない業務がありましたが、すべて実施しているとの回答がありました。なお、国民健康保険税は、新市での担当課がまだ決定されていなかったこともあり、マニュアルが完全に整備されていなかったとのことです。
- 収滞納管理について、旧水沢市では、口座の申込みを住民が直接金融機関へ訪問し申請する形態のため、川口市にて出された「（口座の）申込受付」「銀行照会」といった機能は実施していないことが分かり、川口市との相違として評価しました。それ以外についてはすべて実施しているとの回答でした。
- 障害者福祉について、一部保健センターで実施しておりマニュアルが無かったとのことですが、業務としては実施しているため、ほぼ川口市の業務と合致していると評価しました。
- 高齢者福祉について、旧水沢市では、高齢者の福祉手当、敬老祝金等は実施していないとのことで、この部分は川口市独自の福祉事業であると評価しました。
- 介護保険は、事業計画から認定まで該当するマニュアルがありませんでしたが、旧水沢市では認定以外は保健課が実施（認定は共同事務）しており、また、公的介護保険制度下での業務であることから、すべて実施していることを確認しました。
- 児童手当については、一部児童相談所で実施しているためマニュアルがありませんでしたが、業務としてすべて実施していることを確認しました。
- 最後に生活保護についても、川口市にて出されていた業務・機能に対し、すべて実施していることを確認しました。
【出てきた意見】
職員から出てきた主な意見は以下のとおりです。
- 事務処理マニュアルは川口市と比較するとかなり大雑把な水準でまとめている。
- 川口市で定義した機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という）の機能名の意味が理解できない（なじまない）ものがあった。（「他課発行帳票発行」等）
- 川口市と業務のくくりが違うので、事務処理マニュアルに記載していない業務があった。
