なし

【作業の目標】

• 当日14時から現状分析方法の説明を1時間受け、その方法に基づき作業を実施しました。作業は、先行して業務分析を実施した川口市の分析結果を参考にしながら実施しました。作業にあたり、北九州市から人事課、給与課、総務課の２チームを想定した人員の職員が参加しましたが、参考とする川口市の人事給与の下位階層の業務区分のうち、具体的に各課が何を担当するかを検討しました。検討した結果、人事課については｢勤怠管理｣を、給与課については｢給与｣を担当することで調整をし、この後は２つのグループに分かれて作業を行いました。情報政策室は、各グループに分かれて参加をしました。
• 現状分析作業を実習することを目的としました。当日の作成物は、機能構成図（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）と機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）としました。

【当日の流れ】

15:00〜15:10　業務の分担についての意見調整（10分）
15:10〜16:10　ＤＭＭの作成（60分）
16:10〜16:15　休憩（5分）
16:15〜16:40　ＤＦＤの作成（25分）

【作業内容】

(1) 業務の分担についての意見調整

具体的な担当決めの作業において、給与課については、給与、手当てに関する業務ということは容易に決まりましたが、人事課については、人事という業務区分は採用・任用等も含まれ広すぎて絞り込めないことから、川口市の例より勤怠管理を検討し、この業務区分を実施することとしました

(2) ＤＭＭの作成

作業手順として業務の機能を付箋紙に書き出して、ＤＭＭの用紙に貼っていきました。川口市の成果物を参考にしましたが、基本的に内容は同様であるが、言葉の使い方や業務の括りの違いがありました。直前の説明で、｢機能｣と｢方法｣の違いについて説明を受けられたため、この点に注意して作業を進めました。

(3) ＤＦＤの作成

ＤＦＤの作成では、他の課との具体的なやりとりの手順を整理しました。他の課とやりとりする情報の内容、手順を順に確認していきました。また、情報は具体的にシステムからの情報なのか、紙媒体なのか、確認しながら記述をしていきました。また、データの滞留については、帳簿やシステムへの入力を記述していきました。ＤＦＤで業務の流れを確認していく中で、漏れていた機能があることがわかり、ＤＭＭに戻って、見直しを行いました。ＤＭＭに時間がかかったため、ＤＦＤの作成は１枚目までで終了しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。

• 機能と方法の違いはわかっても、方法がどうしても頭に入ってくる。共通項で考えるのは辛いと思いました。
• 担当課以外の方も参加して説明した方がシンプルになる。複数の課で行った方が整理される。
• 主たることを説明する時に、イレギュラーのことが考えに入ってくる。

1. ＤＭＭ（全体で１枚）
2. ＤＦＤ（階層１　１枚）

【作業を実施して気付いた点】

• 実際に業務分析を行う際の業務区分の分け方が難しいと感じました。今回は、全体を俯瞰することはなく、川口市の例を参考に対象を抽出した作業でしたが、各地方自治体によって、担当課が違っており、その担当課の範囲が実際の業務分析の範囲になることが多くなっていました。よって、漏れなく業務を洗い出すには、ＤＭＭレベルで業務と担当課との割り当てを別途行う必要があるのではと感じました。

【作業をうまく進めるための助言】

• 提案した｢他の課の職員によるレビューの有効性｣に関して、成果物の精度を上げる方法としては、業務を広範囲に知っている職員（情報政策室等）が参加するのはかなり有効な手段であると思います。

• 基幹業務：フィットアンドギャップ分析結果　意見交換会
• 内部管理業務：人事給与　給与　現状分析（業務分析）作業
• 内部管理業務：人事給与　服務管理　現状分析（業務分析）作業
• 内部管理業務：庶務事務　共済（福利厚生）現状分析（業務分析）作業