【作業の目標】

• 当日14時から現状分析方法の説明を1時間受け、その方法に基づき作業を実施しました。作業は、先行して業務分析を実施した川口市の分析結果を参考にしながら実施しました。まず、作業にあたり、北九州市から人事課、給与課、総務課の２チームを想定した人員の職員が参加しましたが、参考とする川口市の人事給与の下位階層の業務区分のうち、具体的に各課が何を担当するかを確認しました。川口市の例を基に、人事課については、｢勤怠管理｣を、給与課については、｢給与｣を担当することで調整をし、この後は２つのグループに分かれて作業を行いました。情報政策室は、各グループに分かれて参加をしました。
• 現状分析作業を、実習することを目的としました。当日の作成物は、機能構成図（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）と機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）としました。

【当日の流れ】

15:00〜15:10　業務の分担についての意見調整（10分）
15:10〜16:00　ＤＭＭの作成（50分）
16:00〜16:40　ＤＦＤの作成（40分）

【作業内容】

(1) 業務の分担についての意見調整

具体的な担当決めの作業において、給与課については、給与、手当てに関する業務ということは容易に決まりましたが、人事課については、人事という業務区分は採用・任用等も含まれ広すぎて決められませんでしたので、川口市の例より勤怠管理を整理し、この業務区分を実施することで調整をしました。

(2) ＤＭＭの作成

川口市の成果物を参考にして、業務機能の洗い出しを実施しましたが、業務分割の範囲や粒度が異なるため、分析の観点は勤怠管理から服務管理に変更しました。当初は休暇・休業業務の分析において休暇の種別で分類しましたが、その後、人事課の本来の業務に焦点を当て、再度ＤＭＭを作成し直しました。このため、見直しの前・後で２枚のＤＭＭを作成しました。

(3) ＤＦＤの作成

ＤＦＤの作成では、見直し後のＤＭＭの中から申請受付業務を業務の流れに従って整理をしていきました。人事課内の業務は業務の開始から終了まで、きれいに整理することができました。しかし、人事課へ各種申請を提出する以前の主管課内および各局庶務担当における事前の調整作業が多く発生していることが確認されました。この部分は業務改善のテーマとして捉えられます。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。

• ＤＭＭ作成にあたり、機能を抽出するところが、申請の種別の洗い出しになってしまった。この区分の方が実際の業務に則しており考えやすかった。しかし、ＤＭＭ見直しにおいてはきれいに業務機能を抽出することができた。

1. ＤＭＭ（２枚、見直し前、見直し後）
2. ＤＦＤ（階層１　１枚）

【作業を実施して気付いた点】

• 実際に業務分析を行う際の業務区分の分け方が難しいと感じました。また、同業務でも担当する組織が分割されており、システムの導入によって、業務の方式が大きく異なっていました。従って、業務範囲を広く捉えると分析対象が曖昧になり職員が混乱する傾向にあると感じました。

• 基幹業務：フィットアンドギャップ分析結果　意見交換会
• 内部管理業務：人事給与　給与　現状分析（業務分析）作業
• 内部管理業務：人事給与　服務管理　現状分析（業務分析）作業
• 内部管理業務：庶務事務　共済（福利厚生）現状分析（業務分析）作業