【作業の目標】
- 「福利厚生」業務における「共済」業務の範囲を確認し、機能構成図として整理した上で共済業務における情報の流れを整理しました。
- 「共済」の現行事務について整理を行い、現状を把握しました。
【当日の流れ】
15:00〜 15:10 機能構成図（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）と機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の説明（10分）
15:10〜 15:50 ＤＭＭの作成（40分）
13:50〜 16:45 ＤＦＤの作成（55分）
【作業内容】
(1) ＤＭＭとＤＦＤの説明
- 前半の講義に出席できなかった職員がいたため、ＤＭＭとＤＦＤの概要、作成目的の確認を行いました。
- 川口市の成果物を活用し、ＤＦＤ，ＤＭＭの作成ルールの説明を受け、本日の作業内容のイメージを確認しました。
(2) ＤＭＭの作成
- 「共済」業務が今回の分析範囲でしたが、厚生会等類似した業務が存在するため、最初にもう一段階層を上げ、「福利厚生」事務における「共済」事務の範囲を定義しました。
- 整理にあたっては、川口市のＤＭＭ成果物を活用し、北九州市における福利厚生事務の範囲を整理しました。この結果、「安全・衛生」、「被服貸与」、「職員住宅」は給与課の業務範囲であるため除外し、新たに「健康保険組合」の事務を追加しました。この結果、福利厚生事務の階層１の機能として３つの機能に整理しました。
- 更に細かい階層２の機能を整理するため、あらかじめ用意したＤＭＭのシートと付箋紙を使って、現在利用している「人事給与厚生システム」のシステム画面等を参考に機能を整理していきました。
- 提供しているサービス内容を漏れがないよう列挙し、ＤＭＭの機能として８つに集約できるよう、まとめていきました。例えば、「物品斡旋」、「宿泊旅行補助」、「購買事業」等を「補助事業」としてまとめました。
(3) ＤＦＤの作成
- 階層１の「共済」機能について、あらかじめ用意してあるＤＦＤ用の用紙にＤＭＭで抽出した業務機能を付箋紙で貼り付けておいて、職員が作業の流れを想定して並び替えていきました。
- 次に外部環境やファイル（情報の滞留）を色違いの付箋紙で貼り付け、最後に外部環境や機能の間を流れる情報を書き加えていきました。
- ＤＦＤでは、どこから情報の起点になるか、その情報はどこへ行くか、何に使われるかと整理をすることで活発な作業ができました。ＤＭＭですでに機能の抽出をして頭の整理がついていたのか、作業は活発に進みました。
- ＤＦＤの作成については、川口市の成果は殆ど使わずに実施しました。
【出てきた意見】
- 主な意見は以下のとおりです。
- 共済の関連システムは、地方公務員共済連合会が所有するシステムのため、市単独ではなく関連する部署で調整する必要があります。
