1.履歴事項変更・追加届
2.扶養親族届
3.児童手当現況届・額改定請求届
4.児童手当認定請求書
5.児童手当受給者台帳
6.住所届
7.給与の口座振替申出書
8.組合員および被扶養者の登録事項変更申告書
9.被扶養者申告書
10.身分証明書再交付願
11.職員き章・氏名票　再交付願

【作業の目標】

• 庶務事務の諸手続きに関する現状把握を行いました。諸手続き業務の目的は、職員へ手当てを適正に支払う為の情報収集と名札、身分証明書の再発行などの管理を行い、発注、入荷を正確に行うこととしています。
• 本作業においては、そうした諸手続き業務の現状を職員自ら分析し、現状の業務を明確に文書上に表すことを目的に作業を実施しました。

【当日の流れ】

115:00〜15:10　業務内容の意識合わせ（10分）
15:10〜15:20　業務説明表の記入（10分）
15:20〜16:10　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（50分）
16:10〜16:50　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（40分）
16:50〜17:00　業務要件定義表、情報実体一覧表（10分）

【作業内容】

(1) 業務内容の意識合わせ

最初に、担当者間で業務内容の意識合わせを行いました。当初は、人事関係、給与関係と機能を分けて検討しました。しかし、互いに関連性が高いため、「人事・給与関連届出」と１つの機能にまとめ、それ以外の届出を「その他の届出」として議論を進めました。

(2) 業務説明表の記入

業務説明表の項目について内容を整理しました。

• 業務目的・概要は、意識合わせで使用した資料（「人事・給与関連届出」、「その他届出」と分ける）について記入しました。
• 根拠法令については、地方自治法と市の例規集にあります。
• 業務規模については、発生件数等の定量的な数字については、具体的に数値を把握できないため、空欄としました。
• 成果指標は、内容を想定しづらかったことから、達成目標としての数値や作業の精度といったものを想定、整理したところ、適正な手当て支給、物品の支給ができることを指標としました。
• 情報システムの費用については、情報政策課にて一括で管理している為、個別の課では意識していないため、運用に係る費用（消耗品等）としました。

(3) ＤＭＭの作成

あらかじめ用意してあるＤＭＭの用紙を使って、業務説明表の作成時に括った２つの機能である『人事・給与関連届出』『その他届出』から、ＤＭＭを下位階層に展開しました。ＤＭＭ作成にあたっては、職員用ホームページで公開している各種手続きを中心に機能を拾い上げ、ＤＭＭの作成を行いました。

(4) ＤＦＤの作成

• ＤＦＤの作成では、まずＤＭＭで抽出した業務機能を付箋紙に書き出し、用意してあるＤＦＤ用の用紙に貼り付けました。その後、作業の流れを想定して付箋紙の並び替えを行い、外部機関や外部システムなどを書き足してＤＦＤを作成しました。
• また、庶務担当の機能は基本的にとりまとめ事務のみなので、ＤＦＤは「職員課」の視点から整理を行い、全体像が見えるよう留意して、分析を行いました。

(5) 業務要件定義表、情報実体一覧表の作成

関連帳票は大部分を用意していたため、情報実体一覧表の作成は容易に行うことができました。また、一部、用意できなかったものについても別途、作成することにしました。業務要件定義表については、今回作成したＤＭＭ、ＤＦＤ、関連帳票などから業務要件定義表を作成しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。

• 慣れていないので、よくわからなかったが、作業が進むにつれすっきり頭が整理できた。
• 申請が紙中心であるため、転記、確認事務等が事務負担となっている。電子化による発生源入力を実現し、重複作業をなくすと効率的なのではないか。
• 申請用紙毎に氏名等の同じ情報を入力する必要がある。システム化により重複入力がないようにできると効率的なのではないか

1. 業務説明表（１枚）
2. ＤＭＭ（階層１が１枚）
3. ＤＦＤ（３枚中３枚）
4. 情報実体一覧表（１枚）

【作業を実施して気付いた点】

• 少し慣れてくると、ＤＭＭによる業務の整理が違和感なくできるようになった。
• ＤＭＭにて、全体が鳥瞰的に整理できたためにＤＦＤでは活発に作業ができました。

【作業を実施するにあたり、難しい点】

• 今回は、「庶務事務」の業務範囲をあらかじめ設定した上で分析を実施したために、２時間で実施することができたと考えられます。今後も事前の業務範囲の設定作業が必要と思われます。

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