作業日誌

■作業名 庶務事務：庶務総合　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年10月28日(金)
13:00〜15:00
■場所 市民会館地下1,2会議室
■参加者 職員：
職員課　森岡主任
企業：
富士通　蛯子
新日鉄ソリューションズ　肥後
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • 庶務事務の庶務総合に関する現状把握を行いました。庶務総合業務の目的は、職員へ適切に物品を支給することや、職員、事務・パートタイマーの出退勤を適切に管理し給与システムにつなげること、財務会計処理を行うこと、環境マネジメント対応を行うこと、メールや文書の配布・会議開催の各種調整業務を行うことです。
  • 本作業においては、そうした庶務総合業務について、現状の業務を明確にドキュメント上に表すことを目的に作業を実施しました。

【当日の流れ】

13:00〜13:10　業務内容の意識合わせ（10分）
13:10〜13:20　業務説明表の記入（10分）
13:20〜14:10　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（50分）
14:10〜14:50　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（40分）
14:50〜15:00　業務要件定義表、情報実体一覧表（10分）

【作業内容】

(1) 業務内容の意識合わせ

最初に、作業者間で業務内容についての意識合わせを行いました。「庶務総合」という業務の括りが抽象的であったため、以前、職員課で作成していた、庶務業務に関連する業務マニュアルのホームページの目次を手掛かりにその業務の全体像を整理する方針で進めました。

(2) 業務説明表の記入

  • 業務目的・概要は、意識合わせで利用した資料（「物品」「職員出退勤管理」「事務・パートタイマー管理」「財務会計処理」「環境マネジメント対応」「連絡・調整」）について記入しました。
  • 根拠法令については、地方自治法や市の例規集にあります。
  • 業務規模については、発生件数等の定量的な数字を具体的に確認しようとしましたが、具体的な数値は把握していないため、空欄で作成しました。
  • 成果指標は、内容を想定しづらかったことから、何を達成することを目標とするかの数値目標や作業の精度といったものを整理しながら検討した結果、適正な手当て支給、物品の支給ができることを指標としました。
  • 情報システムの費用については、情報政策課にて一括で行っている為、個別の課では意識していないために空欄としました。

(3) ＤＭＭの作成

あらかじめ用意してあるＤＭＭの用紙を使って、業務説明表の作成時に括った機能である「物品」「職員出退勤管理」「事務・パートタイマー管理」「財務会計処理」「環境マネジメント対応」「連絡・調整」から、ＤＭＭを下位階層に分類しました。ＤＭＭ作成にあたっては、職員用ホームページで公開している各種手続きを中心に機能を拾い上げ、ＤＭＭの作成を行いました。

(4) ＤＦＤの作成

ＤＦＤの作成では、まず用意してあるＤＦＤ用の用紙にＤＭＭで抽出した業務機能を付箋紙で貼り付けておいて、職員が作業の流れを想定して並び替えていきました。また、先に外部機関や外部システムなどを抽出し、流れを作成しました。

(5) 業務要件定義表、情報実体一覧表の作成

情報実体一覧表については、関連帳票がほとんど用意してあったため、作成は容易に行うことができました。また、一部、持参していなかったものについても別途、作成することとしました。業務要件定義表については、今回作成したＤＭＭ、ＤＦＤ、使用した関連帳票などから作成しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。
  • 慣れていないので、当初はよくわからなかったが、業務が進むにつれすっきり頭が整理できた。
  • 決裁事務の電子化が図れると業務が効率的になる。
■成果物
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 少し慣れてくると、ＤＭＭに関して職員自ら付箋紙に書いて、貼ったり剥がしたりといった自発的な作業ができた。
  • ＤＭＭにて、全体が鳥瞰的に整理できたためにＤＦＤでは活発な作業ができたと感じました。

【作業を実施するにあたり、難しい点】

  • 事前準備を入念に行い、関連する大半の帳票類の持参をしていたため、円滑に作業を行うことができました。逆に事前準備がないと、２時間で実施することは困難と思われます。


■他の作業日誌

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