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【作業の目標】

人事給与の職員情報業務に関して、担当職員と対面形式で業務機能の分類および処理上で使用している帳票類などの流れを確認し、現状把握を行うことが目的です。

【当日の流れ】

9:00〜 9:05　自己紹介および担当者の所属確認（5分）
9:05〜 9:35　業務説明表の内容確認（30分）
9:35〜10:20　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（45分）
10:20〜11:00　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（40分）

【作業内容】

(1) 業務説明表作成対象

• 業務範囲の確認時に具体的な職員情報業務の作業範囲が決めにくいため、職員情報に該当する処理などに関する意見を出し合い、出てきた業務を整理して業務範囲を明確にしました。職員情報は、採用、任用（それぞれ別の時間帯で業務分析を予定）などからも登録、修正されるものであり、範囲を明確にするのが難しいと感じました。
• 次に職員情報業務を縛る法律がないか確認しました。たとえば管理項目などについて制約があるかなどです。特にそのような法律は無いことを確認しました。
• 職員情報を主管している部署を確認しました。職員情報は総務部職員課以外に、消防、教育、水道でも管理しており、一部、紙での管理もあることを確認しました。また、職員情報がどのように管理されているかを確認し、現在はシステムで管理されていることを確認しました。
• 投入資源については、システムを使って業務を行っているため運用費用を確認しました。

(2) ＤＭＭ作成

業務説明表の検討時に使用した資料を使って、業務の内容を確認しながら作成しました。ＤＭＭについては今回提示されている業務区分以外の人事給与業務を中心にとりあげました。職員情報は人事給与の他の業務との関連があり、職員情報という業務として切り出すことに苦労しました。また、業務が細かくなったり、おおまかになったりしたため、業務の大きさを合わせるのに多少時間を要しました。

(3) ＤＦＤ作成

作成されたＤＭＭをもとに業務機能を付箋紙に書き出し、ＤＦＤの用紙に貼り付けました。貼り付けた付箋紙（機能）間のデータの流れを追いながら業務の流れを確認しました。職員情報は、採用、任用、研修などの業務とも関連しており、相互で情報のやりとりが発生していることを確認しました。また、人件費などの点で財務会計の予算編成システムと関連していることも確認しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下の通りです。
• 定員管理は行政管理課で定員は決めるが実際異動する職員については職員課で調整しています。同一部署で作業すれば効率化が図れると考えます。
• セキュリティに問題ないようにオフラインでの作業が多いので、データ活用が難しいと考えます。

1. 業務説明表：職員情報業務の説明、主体は職員課
2. ＤＭＭ：階層１が１枚、職員基本情報更新、異動情報作成、異動調査、退職者照会、付加情報登、職員証明書発行
3. ＤＦＤ：４枚

【作業を実施して気付いた点】

• ＤＭＭができれば、ＤＦＤは比較的順調に作成できると感じました。

【作業を実施するにあたり、難しい点】

• 今回の業務区分は職員情報となっていますが職員情報という業務はないため、開始時点でとまどいがありました。作業開始にあたっては業務区分について作業担当者間で意識を合わせておく必要があると感じました。
• 既にシステムが導入済みの部分では、自動的にデータを更新するため、職員では説明が難しいという印象を受けました。

• 内部管理業務：人事給与 職員情報
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