作業日誌

■作業名 内部管理業務：人事給与　採用・任用　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年10月27日(木)
09:05 〜 11:05　13:00〜15:00
■場所 市民会館地下第1,2会議室
■参加者 職員：
職員課　森岡主任
企業：
富士通　蛯子安川情報　蓼原
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • 「採用」、「任用」業務の繋がりが深く、同じ担当職員が実施しているため、１つにとりまとめ作業を行いました。
  • 「採用」と「任用」について聞き取りをし、現状を把握しました。業務目的は「市政運営に適正な職員の採用と任用」です。

【当日の流れ】

9:00〜 9:05　業務内容の意識合わせ（5分）
9:05〜 9:30　業務説明表の記入（25分）
9:30〜10:20　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（50分）
10:20〜11:05　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（45分）
13:00〜15:00　ＤＦＤの作成（120分）

【作業内容】

(1) 業務内容の意識合わせ最初に、作業担当者間で業務内容についての意識合わせを行いました。川口市では、「採用」と「任用」業務の繋がりが深く、同じ担当職員が実施している、また、「採用」と「任用」業務を分けて実施していないため、１つにとりまとめた方がよいと判断しました。

(2) 業務説明表の記入

  • 業務目的・概要は、意識合わせで確認した内容を記入しました。
  • 根拠法令については、地方自治法、地方公務員法、人事院規則、川口市任用規則がありますが、実際の例規は、川口市任用規則に基づいて実施しています。
  • 業務規模については、10名程度の職員で対応しています。採用者数については、毎年異なるため、最大採用者数の人数で作成しました。
  • 成果指標は、内容を想定することが難しいため、何を達成することを目標とするかの数値目標や作業の精度といったものを想定すべきかなどの検討を行った結果、この業務自体を遂行することが成果指標になるとの結論になりました。
  • 情報システムの費用については、エクセルを利用して資料を作成しているため、特別に費用は意識していません。
  • その他の費用は、経費関係で、郵送費、障害保険料、会場使用料等の項目を整理しました。また、採用試験問題作成、採点業務を外部業者に委託しているか、項目を整理しました。

(3) ＤＭＭの作成

ＤＭＭの用紙を使って、業務説明表の作成時に括った機能である採用・任用（職員課）から、ＤＭＭを下位階層に展開しました。まず業務の流れを整理し、その内容を付箋紙に業務を書き出していくことにしました。出てきた業務をＤＭＭの下位階層に貼り付け、職員が確認し、業務の大きな括りで分類していく手順にしたため、どの業務の次にどの業務が繋がるか、話をしながら付箋紙の並びを変えていきました。次に下位階層の１つ１つの業務を大きく括った場合、何と命名したらよいかとの話をしながら、上位階層を作成していきました。最後に、作成したＤＭＭ全体について業務の漏れがないことを確認しました。

(4) ＤＦＤの作成

ＤＦＤの作成では、まずＤＦＤ用の用紙にＤＭＭで抽出した業務機能を付箋紙で貼り付けておいて、作業の流れを想定して並び替えていきました。そこに、外部環境やファイル（情報の滞留）を付箋紙で貼り付け、最後に外部環境や機能の間を流れる情報を書き加えていきました。ＤＦＤでは、どこから情報の起点になるか、その情報はどこへ行くか、何に使われるかなどと整理しながら作業を行いました。ＤＭＭですでに機能の抽出をして頭の整理がついていたため、作業は活発に進みました。

  • 採用計画　：　採用数決定に関連する機能を分析しました。
  • 試験選考　：　試験選考による採用試験に関連する機能を分析しました。
  • 書類選考　：　書類選考による採用試験に関連する機能を分析しました。
  • 昇任・昇格：　庁内の昇任・昇格に関連する機能を分析しました。
  • 配属　　　：　異動・配属に関連する機能を分析しました。

(5) 業務要件定義表、情報実体一覧表の作成

最後に、業務要件定義表、情報実体一覧表の作成にあたり、元となる資料（ＤＦＤで出てきた帳票等）を持参しているかを確認しましたが、その場には持参してない資料も多くあったため、後日持参することとしました。それらの帳票類から、情報実体一覧表を作成することが、次回の作業内容であることを確認し、当日の作業を終了しました。

【出てきた意見】

意見は以下のとおりです。
  • 慣れていないので、よくわからなかったが、作業が進むにつれてすっきり頭が整理できた。
  • 来年からは病院の公営企業法の全部適用に伴い、書類選考に関連する業務自体が無くなる予定である。
  • 試験選考に関連する書類が多く、紙の削減が求められている。
■成果物
  1. 業務説明表‥採用・任用業務の説明、主体は職員課（事業局も含む）、教育委員会、消防本部
  2. ＤＭＭ（１枚）
  3. ＤＦＤ（６枚）
  4. 情報実体一覧表（２枚）
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 事務ルールが明確、定型的であるため、分析しやすい業務でした。

【作業をうまく進めるための助言】

  • ＤＭＭを完全に確定させてからＤＦＤ作成に移るのではなく、不完全でもＤＦＤ作成に移り、ＤＦＤの作成結果からＤＭＭの内容を修正したほうが効果的な場合もあります（見のがしていた機能が明らかになることがあります）。


■他の作業日誌

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