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【作業の目標】

人事給与の統計業務に関して、業務機能の分類および処理上で使用している帳票類などの流れを確認し、現状把握を行うことが目的です。

【当日の流れ】

9:00〜 9:05　自己紹介および担当者の所属確認（5分）
9:05〜 9:35　業務説明表の内容確認（30分）
9:35〜10:20　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（45分）
10:10〜11:00　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（50分）

【作業内容】

(1) 業務説明表作成

対象業務範囲の確認時に具体的な統計業務の作業内容がわかりにくいため、統計情報に該当する処理に関する意見を整理しながら業務範囲を明確にしました。市政概要などの作成のために定期的に処理する機能と、各課や他団体などより要求された内容について回答するという随時照会機能に分類されています。定期処理は年間2回程度、随時照会は年間100件程度の発生があります。

(2) ＤＭＭ作成

• 業務説明表の検討時に抽出された定期処理と随時照会に対して、実施されている業務内容を確認しました。
• 定期処理に関しては、問合せ内容の基礎となる職員数を計算する年度当初に実施する処理と、市政概要の作成（毎年6〜7月に作成）のための処理であり、随時照会に関しては、照会元が課・議会・インターネットのホームページ・他自治体と複数の種類があり、それぞれに対応方法も異なっています。

(3) ＤＦＤ作成

定期処理は、年度当初より実施が決定しているため職員課が自発的に実施するものです。一方の随時照会については、問合せ（定型様式なし）された事項に回答するということが主な流れであり、内容によっては過去の状況に遡らなければならないことや、職員課だけでは対応できないことがあり、その場合には他課への応援を頼むこともあります。

【出てきた意見】

主な意見は以下の通りです。

• 決まった統計帳票は作成していない。（市政概要は議会が作成）
• 特に事務を縛る法律は無い。
• 議会対応で過去のデータ（システムで管理していない場合もあり）も要求されることもある。
• インターネットのホームページで各種統計情報を公開する計画があり、これにより問い合わせが減ることを期待している。

1. 業務説明表
2. ＤＭＭ　（階層１が１枚）
3. ＤＦＤ（３枚、定期提供、随時照会対応）
4. 業務要件定義表

【作業を実施して気付いた点】

• ＤＭＭの機能抽出が数多く出ていれば、ＤＦＤは比較的作成しやすいと感じました。ただし、最初にＤＭＭを完璧に作成することは困難なので、ＤＦＤの作成と並行して精度を上げていくことが有効です。

【作業を実施するにあたり、難しい点】

• 業務区分について参加者の認識を共通化することが重要であると感じました。
• 他業務でも同様に統計業務があり、これも職員課の中で対応しているので、業務区分で考えた場合にＤＦＤの外部環境部分を洗い出すには、明確に区分することが必要です。

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