【作業の目標】
- 印鑑登録に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。
【当日の流れ】
13:00〜13:05 はじめるにあたって、自己紹介（5分）
13:05〜13:10 機能分析表（DMM：以下「DMM」という）(市民課作成)の説明（5分）
13:10〜13:15 業務説明表の記入（「業務の目的・概要」、「根拠法令等」欄のみ）（5分）
13:15〜13:45 最上位階層の機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）(市民課作成)の説明・質疑応答（30分）
13:45〜13:55 休憩（10分）
13:55〜14:45 階層1のDFD作成例の確認、作成例のないものの新規作成（50分）
14:45〜15:00 現状困っていること等の確認（15分）
【作業内容】
- 業務分析の目的と本日の作業については、既に理解しているとのことで省略しました。このことで職員と企業との間に認識の差があることに途中まで気が付かず、多少不協和音が出ました。
- 出席していた職員は、住民基本台帳など市民課の他業務の現状分析に出席しており、業務説明表の目的の記入にあたっては、迷うことなく職員から意見が出てきました。
- DMM、DFDの作成にあたっても、不完全ながら事前にDMMとDFD（最上位階層）を作成した上で出席していたため、このDMM、DFDをもとに内容を確認していくことにしました。
- 「住民基本台帳」との整合性からみると、印鑑登録は最上位階層のみでよく、階層1の現状分析は不要ではないかという職員からの意見がありましたが、業務を理解して現状分析、課題等を検討することが重要であることを説明し、階層1のDFDを作成しました。
- DFDの階層1については作成例との相違を職員に指摘してもらい記入しました。
【出てきた意見】
- 他の業務として、住民基本台帳を最上位階層として扱っていることから、印鑑登録を最上位階層で分析することに違和感があるとのことでした。（印鑑登録の階層1の現状分析は不要ではないかという意見）
- また、現状の困っていること・苦労していることとして、以下のような意見が出ました。
- 印鑑登録業務は他の住民基本台帳業務との兼務となるが、間違いがないよう大変気を使う。電話や訪問による確認なども実施している。
- その場での証明書発行を要求される場合があるが、本人確認の照会書の郵送など、期間のかかる手続きに対して住民からの改善要望が出ている。窓口に他の市民が待っているにもかかわらず、その対応に1時間かかることもある。
- 登録印鑑の変更は、廃止・登録の手続きに加え、証明書も同時に必要なことが多く、3枚の申請書を書くことになり、対応に30分要することがある。
- 戸籍や住民情報よりも頻度は少ないが、問合せ関係の業務として「情報公開請求」があり、印鑑証明の発行履歴を請求されることがある。戸籍や住民情報など以前は土日に集合して10くらいで対象となるものを探すなど、事務負担が大きかったが、現在は照会システムがあるので｢人｣から辿り、証明書発行日付がわかるので探しやすくなっている。
