【作業の目標】
- 戸籍録に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。
【当日の流れ】
14:30〜14:40 業務説明表の記入（「業務の目的・概要」欄のみ）（10分）
14:40〜15:50 機能分析表（DMM：以下「DMM」という）の作成（70分）
15:50〜16:20 機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の作成（30分）
16:20〜16:30 現行業務に関する意見交換（10分）
【作業内容】
- 参加した職員は、住民基本台帳など他の業務分析に出席していたため、実施概要の説明は省略しすぐに作業に取りかかりました。
- 業務説明表の「業務の目的・概要」については、法定受託事務であること等の業務の特性を共有した後、まずは職員が案を発言し、その内容を確認しながら記入しました。
- 9/28の説明会に出席した職員にて、戸籍のDMM、DFD（階層1まで）を試作していたこともあり、それを参照しながら参加者全員で議論し、新たにDMM、DFDを作っていくことにしました。
- DMMについて、作成のポイント（流れを作る、機能名は動詞を意識するなど）を説明すると、試作したDMMの機能区分を見直しながら、自然と階層1までが固まりだしました。その際、機能名だけではどこまでの業務を含むのか不明確なため、参加者全員の認識を合わせるために、階層2で出てくるであろう機能名（業務名）、申請の種類、外部機関等の補足情報を、DMM上に書き込みながら進めました。
- DMMの階層2まで一通り作成した時点で、全体を俯瞰し、漏れている機能・業務が無いか議論しました。その際「実は届出書を受け付けた際は本人確認のために通知を行う場合がある」など、いくつか細かな事実が出てきたため、機能の追加・調整を行いました。
- DFDは、DMMにて確認できた流れをもとにして作成していきました。ただし、矢印上に記載すべき情報名について、帳票の種類が多い場合、その正式名称等をその都度確認する十分な時間がないため、これについては後で確認することとし、ここでは外部環境（届出者、法務局、他市町村、他業務の庁内システム等）との連携場面や管理している台帳の種類を重点的に確認しました。
- DFDを2つ作成し終わった頃から、自然と現行の制度・業務に対する意見が出てきたため、これについて意見交換することにしました。
【出てきた意見】
- 戸籍は電子化団体とそうでない団体が混在しているため、照査等での市町村間のやりとりにおいて電子的な連携が図れない、電子化団体の割合が増えれば、電子的な連携といった風潮も広まり業務も効率化していくのではないか、といった意見がありました。
