【作業の目標】
- 住民基本台帳に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。
【当日の流れ】
9:00〜9:10 業務分析の目的と本日の作業についての説明（10分）
9:10〜9:20 業務説明表の記入（「業務の目的・概要」欄のみ）（10分）
9:20〜9:40 機能分析表（DMM：以下「DMM」という）の内容確認（20分）
9:40〜11:00 現行業務・制度等の課題に関する意見交換（80分）
【作業内容】
- 「業務の目的」については、住民基本台帳法第1条の内容に基づいて、記載しました。
- 出席していた職員は、9/28の会議に参加した経験を踏まえて、階層1、階層2のDMMおよび最上位階層の機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）を事前に作成していました。
- 階層1のDMMおよび最上位階層のDFDについて、内容を確認しました。
- DMMの精査に時間をかけるよりも、刷新化に向けた課題を洗い出すことの方が有意義であるとの意見が職員より出されたため、将来的に見直すべき現行業務の課題等について意見交換を実施しました。
【出てきた意見】
- 職員が9/28の会議に参加した経験から、現状分析を2時間で完成させることは不可能であり、共同作業で進めるよりも、職員が自分で作成しておく方が効率よいとの意見が出されました。
- DMMの記入は、事前に様式を職員側に展開しておき、予め記入しておく方が効率よく作業を進められるとの意見があげられました。
- 市民課ではシステムの運用等を自前で行っており、住民基本台帳業務に占める割合が大きいということで、DMM（最上位階層）の機能の一つに「電算処理」があがってきました。
- また、「戸籍業務」については、今回の分析対象に入っていないことに対して、「住民系の業務として一体的に実施されているものであり、分析の対象とすべきではないか。」という意見がありました。この意見を尊重し、戸籍業務を追加で分析対象とすることとしました。
