1.業務説明表（確認用）
2.DMM（確認用）
3.DFD（確認用）
4.業務説明表（記載例）
5.業務要件定義表（記載例）

【作業の目標】

• 第1回の業務分析の結果をもとに、業務全体について、機能間で流れる情報の具体化（帳票等の実体）と機能内容の具体化を行います。

【当日の流れ】

9:00〜9:10　業務説明表の確認（10分）
9:10〜10:30　機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の確認（80分）
10:30〜10:50　業務要件定義表の説明（20分）
10:50〜11:00　現行業務課題に関する意見（10分）

【作業内容】

• 第1回目の業務分析では、機能分析表（DMM：以下「DMM」という）とDFDの一部（階層1の8機能中2機能）まで出来ていたため、その他のDFDについては、参加者間で電子メールにてやり取りしながら、今回の作業までに素案を整理しておきました。あわせて、DFDの中の機能間でやりとりする情報の名称ついても、職員が事前に調査しておくことにしました。
• その際、第1回目で確定した部分と、第2回までに追加した部分を色分けすることで、今回確認すべき点を明確にしておきました。
• まず、DFDについて、第1回目で確定した部分を簡単に再確認したところ、他の機能との整合から、抜け漏れている機能に気づくことがあったため、確定したと思われた部分についても、注意深く確認していくことにしました。例えば、階層1の「登録内容変更・訂正」や「原票閉鎖」といった機能では、入国管理局への報告行為があることから、「新規登録」でそうした意味合いの機能が抜けていることが分かり、入国管理局に報告する「写票作成」といった機能を追加しました。
• 今回新たに作成するDFDについては、機能名の見直しを含め、情報の流れ方、流れる情報の実体（帳票の名称等）を、一つ一つ確認していきました。
• また、外国人登録原票は、紙原票での管理と電子的な管理を行っているため、現状の姿として、その区分も明確に表現するようにしました。（外国人登録原票と外国人登録原票情報を区分）
• 「統計」「手数料徴収」といった機能については、他の業務（住民基本台帳、印鑑登録等）も同様な業務があるため、そちらで検討した結果を参照することで対応しました。機能名称と流れはほぼ同様として、情報名のみ書き換えました。
• 続けて、業務要件定義表の作業に入る前に、DFDとの関係を参加者間で共有し、どのように作成していくか議論し、結果的に、DFDから転記・想定できる部分は企業側が作成し、作業場所、作業時間等の数値的な部分は職員にて記載することにしました。
• 最後に、今後の進め方に関する参加者間の作業分担を再度確認し、今回の作業を終了しました。

【出てきた意見】

• 制度・運用面での課題として、在留資格のない者に対する入国管理局への通報の要否に関し、現状は厳密な対処方法となっていないといった意見や、警察署からの照会における原票開示の判断が明確でないといった意見がありました。不法滞在者の放置等は地域的な問題を招くため、入国に際しての審査、在留資格付与の審査を含め、厳密な運用・取り決めが重要だ、とのことです。
• さらには、外国人の住民登録は住民基本台帳と同様に市町村で管理するが、在留資格関連等は入局管理局（国）で管理する方が良いのではないか、との意見がありました。

1. 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令等」欄を確認しました。
2. DMM（1枚）・・・階層1、2を確認しました。
3. DFD（8枚）・・・階層1を一通り確認しました。

※業務要件定義表、情報実体一覧表は、今回作業に取りかかることが出来ませんでしたが、DFDを確認している際に、各機能の作業内容、入出力情報、情報の実体（帳票名等）を確認しています。

• DFDの確認では、ある程度の業務の流れが想定できるため、これまで出てきていない詳細な機能、例外処理の流れ等が見つかる場合があります。新たに出てきた機能については、一旦DMMに立ち返り、類似する機能は無いか、どこかの機能に含まれるものではないかを確認した上で、追加等検討する必要があると思われます。また、例外的な流れについては、書けるところは書いておく程度に止め、まずは処理の本流を意識し、機能の内容と機能間の関係を明確にすることを優先すべきであると考えます。
• 今回は、事前に参加者間で不明点を連絡し合い、調査できる部分は調査しておき、当日はそれを確認する形式で進めました。効率的に作業を進めるためにも、DFDの情報名（帳票名、台帳名）や外部環境（外部組織）の詳細化・具体化は、事前に参加者が実務担当者に聞いてくるなどの準備が重要と考えます。

• 基幹業務：住民情報関連業務 住民基本台帳
• 基幹業務：住民情報関連業務 選挙人名簿管理
• 基幹業務：住民情報関連業務 印鑑登録
• 基幹業務：住民情報関連業務 外国人登録
• 基幹業務：住民情報関連業務 戸籍