1.業務説明表（確認用）
2.DMM（確認用）
3.DFD（確認用）
4.業務説明表（記載例）
5.業務要件定義表（記載例）

【作業の目標】

• 第1回業務分析の成果物を基に、参加者間で事前に整理した成果物を用いて、情報の流れや正式な情報実体の名称を詳細に確認します。

【当日の流れ】

15:00〜15:10　業務説明表の確認・記入（「根拠法令等」欄のみ）（10分）
15:10〜16:10　機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の確認（60分）
16:10〜16:20　業務説明表の説明（「業務規模」「成果指標」「投入資源」欄）（10分）
16:20〜16:30　業務要件定義表の説明（10分）

【作業内容】

• 第1回業務分析では、職員が予め作成していた機能分析表（DMM：以下「DMM」という）を参考に、階層1、2共に機能が左上から順に流れるように見直し、さらにそれを基にDFDの階層1を2枚（2機能）作成していました。
• そこで事前の整理作業では、DMM作成過程で確認できた情報の流れ、情報名を基に、階層1のDFDを一通り整理しておき、その内容を第2回目の業務分析では詳細に確認することとしました。また、業務説明表については、根拠法令等を予め職員に確認してもらうこととしました。
• 第2回業務分析では、まず業務説明表の「根拠法令等」欄を確認・記載しました。ここで職員より該当するものとして挙げられた「川口市戸籍法等関係事務手数料条例」は、証明書等の交付手数料等を規定したものであり、住民基本台帳、外国人登録、印鑑登録にも関係することが分かりました。
• 次にDFDの確認作業を行いました。事前にDFDを整理した際に、情報の正式名称や外部機関が不明確な部分には吹き出しをつけておいたので、その部分を重点的に職員に確認していきました。確認すべき点が明確になっていたため、確認作業を効率よく進めることができ、時間内に全てのDFDを確認することができました。
• 具体的な確認内容としては、階層1「1-8　住基・外国人への連携」が、出生届等の書類を住民記録、外国人登録係へ受け渡す機能であったため、第2回業務分析を既に実施済みの住民基本台帳のDFDを持参し、該当する部分を照合しました。結果として、当該情報を受け取る機能が住民基本台帳のDFDに記載されており、矛盾がないことを確認することができました。
• また、階層1のDFDのうち、複数の場合分けを含むものについては、最も中心的な流れを最初に確認することにしました。例えば「1　届出書受理」では、届出者から届出書を受け付け、照査、受付帳記入を経て、「2　記載」へと情報を受け渡すのが中心的な流れでした。そのため、この確認を終えた後に、「1-2　本人確認通知」がある場合や「不受理申出記録」機能を用いる場合といった、場合分けで引き起こる処理の流れについて確認していきました。
• 続いて、階層1「3-5　手数料徴収」については、他の業務（住民基本台帳や印鑑登録等）にも同様の機能が含まれており、業務間で表現を統一したほうがよいとの意見が出されました。そこで、既に第2回業務分析を実施した住民基本台帳業務のDFDに表記をあわせることにしました。
• 階層1のDFDを一通り確認した後で、業務説明表の「業務規模」「成果指標」「投入資源」欄の説明を行いました。「業務規模」欄については、代表的と思われる届出の件数等を記載する旨を説明したところ、何か1つを選ぶというのではなく、主な5つ（出生届、婚姻届、離婚届、死亡届、転籍届）全てを併記しておきたいとの意見があり、そのとおりに記載することとしました。
• 続いて「成果指標」欄について、「業務の目的・概要」を基に設定されているものがないか職員に確認しましたが、明確なものを挙げることは難しいとのことでした。
• その後、業務要件定義表の記載内容等について説明・議論しました。結果として、職員にしか記載できないと思われる「作業場所」「業務量」等については、別途職員が記載することとしました。
• 最後に、今後の展開（第3回業務分析の内容等）について議論しているうちに、自然と現行業務の課題に関する議論が始まりました。なお、詳細については、次回までに職員側で改めて洗い出すということで、本日の作業は終了となりました。

【出てきた意見】

• 現行業務の課題として、養子縁組に関して、現実的に疑わしく思える届出であっても、手続き上問題がなければ、受理せざるを得ない状況なので、届出の妥当性を審査する専門機関があったほうがよいのでは、との意見が出されました。

1. 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令等」欄を確認・記載し、「業務規模」「成果指標」「投入資源」欄の記載内容について参加者間の認識を合わせました。
2. DMM（1枚）・・・階層1、2まで確認しました。
3. DFD（7枚）・・・階層1を確認しました。

※業務要件定義表、情報実体一覧表は、内容説明が中心でしたが、DFDの確認過程で、各機能の作業内容、入出力情報、情報の実体（帳票名等）を確認しました。

• 場合分け毎の情報の流れを確認する際、情報の流れを表す線の色を変える等の工夫が有効です。色を変える以外には、各場合分けについて「1-1→1-3→1-4」といった具合に、DFDの機能番号のつながりを表記しておくと、後から情報の流れを追いやすくなります。
• 情報の正式名称、根拠法令、業務量等については、電子メール等を通じて確認したい事項を業務分析前に連絡しておくと、効率よく確認作業を進めることができます。DFDに関する確認項目については、直接DFD上に吹き出しをつけておくと、分かりやすいと考えられます。

• 基幹業務：住民情報関連業務 住民基本台帳
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