【作業の目標】
- 第３回の業務分析（平成18年1月19日）で作成し、企業が清書した成果物を確認することとこれを使用した情報分析作業を職員が試行することを目的としました。
- 予算編成の作業は、国の動向や福祉政策等の外的要因を観察して予算原案の作成を行い、作成された予算枠に基づいて各部の査定および財政課の査定、三役承認を経て、最終的に議会の議決までの工程を滞りなく進めることです。
【当日の流れ】
09:30〜09:45 本日の作業内容の説明（15分）
09:45〜11:00 第３回業務分析の成果物の確認（75分） 今までの業務分析の結果の確認及び修正事項の指摘機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）に対する確認機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）に対する確認
11:00〜11:20 業務分析作業の試行（20分）
11:20〜11:50 業務の将来像の評価（30分）
11:50〜12:00 本日の作業結果の確認、これまでの業務分析の感想（10分）
【作業内容】
(1)本日の作業内容の説明
(2)第３回業務分析の成果物の確認
- 第３回の業務分析にて作成した業務機能論理化図（一筆書き）の結果を清書した内容を確認しました。
- 前回までの業務分析にて作成された成果物を分類と整理をし、内容について、確認を行いました。「予算執行・歳出執行管理」と「契約管理」については、一筆書きでは、予算執行伺（予算執行・歳出執行管理）から契約を通って支払（予算執行・歳出執行管理）までが、一本の線で結ばれることを確認しました。契約については大きく物品の購入の契約と工事の契約に分かれますが、抽象化すると契約として同じ機能であることを確認しました。庁舎管理については、ひとつにまとめられそうですが、「受付」などの委託契約によるものと「宿直」などのように職員自ら行うものの２つに分かれることが確認できました。一筆書きとともに行った抽象化では、どの程度を同一の機能とするかに苦労しました。
(3)業務分析作業の試行
- 前回までの業務分析結果より作成した取引パターン明細表の記載規則の説明を行い、事務処理が抽象化できることが説明されました。
- この取引パターン明細表について、情報実体の整理を行いました。
- 業務処理を実施する際に関係している要素はヒト・モノ・カネ・イベントに分類できることを体感するために、イベントエンティティ表を作成する作業を行いました。
- 表をみた直後は、何を入れてよいかわからないとの意見がありました。記入例を提示し、それを参考にしながら記入を行いました。
- 日常、このような視点で業務を考える機会はないので、記入のサンプルは必要と感じました。
(4)業務の将来像の評価
- 財務会計の大きな流れの中で、計画とチェックを事前評価と事後評価という形で組み込むことを検 討しました。日々の計画とチェックは収支予定を管理することにより行っています。
(5)本日の作業結果の確認
- これまでの業務分析の感想本日の作業内容について確認を行いました。また、今回までに実施してきた業務分析作業に関し、以下のような感想がありました。
- 初めて経験することが多く、事前に資料を提供してもらう方がよかった。
- 川口市だけのローカルルールがあるので、標準化については十分な検証が必要です。
- 各資料の作成過程を理解するにはもう少し時間が必要です。
- 日常の業務を見える形にしてみることは良い経験となった。
【出てきた意見】
- 主な意見は以下のとおりです。・ この予算編成の作業のやり方は川口市のものであり、他とは違う部分があると思う。川口市も数年前に枠配分の制度にして大きくやり方が変わっている。
