| ■作業名 |
基幹業務 福祉関連業務 現状分析（業務分析・情報分析）作業（第4回） |
| ■日時 |
平成18年2月16日(木)
9:30〜12:00 |
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| ■場所 |
川口市役所2F第3会議室 |
| ■参加者 |
職員：
【福祉課】 加藤主事
【高齢福祉課】 森田課長補佐
【障害福祉課】 金杉主任
【介護保険課】 河内主事、上田主事 |
企業：【基幹】
日立製作所 榎本
インテック 安平 |
| ■使った資料 |
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| ■概要 |
【作業の目標】
- 第3回業務分析で作成した業務機能の論理化（一筆書き）の結果を受け、今回はそこで流れる情報の分析（抽象化）を職員自らが実施し、福祉業務が基本的な機能と情報の組み合わせで実現できることを確認します。
【当日の流れ】
9:30〜9:45 作業方法の説明（15分）
9:45〜10:15 論理化（一筆書き）による現状との変更点確認（30分）
10:15〜10:25 抽象化整理表、取引パターン明細表の結果確認（10分）
10:25〜11:35 イベントエンテティ表の作成（70分）
11:35〜11:50 情報体系整理図の作成（15分）
11:50〜12:00 業務分析全体に関する感想・意見交換（10分）
【作業内容】
- 第3回業務分析では、福祉のすべての業務に渡って論理化（一筆書き）が完成していなかったことから、まず、残りの３業務（介護保険、高齢者福祉、公営住宅管理）について論理化の結果を確認しました。
- その後、福祉全6業務それぞれについて、現状の機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）と論理化後のDFDと比較を行い、論理化によりDFDがどのように変わるのかを職員全員で確認しました。この確認作業は、福祉全体として共通認識を図るために、担当する業務だけでなく他課の業務についても確認するようにしました。
- また、抽象化整理表についても前回途中であったため、残りの部分の分析を進めた結果、一筆書きの線はおおよそ11個に分類されること（福祉業務が11程度の取引で構成されること）を確認しました。
- 前回の続き（業務機能の論理化・抽象化作業）としてはここまでにし、次に、情報の抽象化作業に入りました。
- 情報の抽象化作業では、情報を分類する軸であるヒト・モノ・カネに入る単語を、福祉業務になぞらえて企業が説明し、ヒト・モノ・カネの分類の勘所をつかんだ上で、具体的な帳票を例に情報分析を進めることにしました。
- 福祉業務では、福祉サービスの受給申請とそれに対する審査結果の通知といった手続が一般的であることから、そこで使われる帳票の代表例として、「身体障害者手帳交付等申請（届）書」「身体障害者手帳」「身体障害者手帳交付通知書」「保育所入所申込書」「保育所入所承諾書」を選定しました。
- 具体的な手順としては、まず、各自がそれぞれ帳票を見ながら、そこに掲載されている項目を、ヒト・モノ・カネに分類し、イベントエンテティ表に記入していきました。その後、各自で作成したイベントエンテティ表を持ち寄り、議論しながら徐々に福祉全体としてのイベントエンテティ表を固めていきました。
- なお、「帳票様式だけだと各項目に入る内容が不明確な部分もあり分類がしにくい」といったことから、帳票分析では出来るだけ記載例の入った帳票が必要となることを認識しました。今回は担当の職員が、具体的にどういった項目が入るのかを全員に説明するようにしました。
- 最後に、これまで４回実施してきた業務分析の作業全体について、感想等意見交換を行い、終了を迎えました。
【出てきた意見】
- 「第3回と第4回で実施した業務機能と情報の抽象化は、他課での業務を重ね合わせて見ることができ、基本的な機能と情報の組み合わせで実現できるといった考え方は参考になった。」という意見がありました。ただし、業務分析全体を通じ「作業の進め方（手の動かし方）については理解することができたが、これが業務改革につながるといった実感があまり湧いていない。」といった意見もありました。
- 「川口市では、福祉関係の業務間で横の繋がりが密な場合は組織を再編することや、組織間で情報を共有するために福祉総合システムを採用するなど、福祉業務全体として業務改革に既に取り組んでいるところもあるため、結果的に福祉の場合は、あまりそうした組織等を意識した改革は浮き彫りにならなかったのではないか。」との意見がありました。
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| ■成果物 |
- DFD（一筆書き）・・・業務毎に一筆書きの結果を確認し成果物としました。
介護保険、
児童福祉、
高齢者福祉、
生活保護、
障害者福祉、
公営住宅管理
- DFD（論理化）・・・業務毎に論理化後のDFDを確認し成果物としました。
介護保険、
児童福祉、
高齢者福祉、
生活保護、
障害者福祉、
公営住宅管理
- 抽象化整理表・・・福祉全業務を対象とした抽象化整理表を確認し成果物としました。
- 取引パターン明細表・・・抽象化整理表に基づき作成される取引パターン明細表を確認し成果物としました。
- イベントエンテティ表・・・福祉全業務を対象としたイベントエンテティ表を作成しました。
- 情報体系整理図・・・イベントエンテティ表に基づき作成される情報体系整理図を確認し成果物としました。
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| ■ポイント |
- 情報の分析作業でのヒト、モノ、カネの分類は、その感覚をつかみにくい作業です。特に行政事務のように物理的なモノを扱うことが少ない業務では、参加者間で意見がばらつきます。それを抑えるためにも、最初は比較的単純かつ汎用的な業務（帳票）から取り掛かることが効果的だと考えます。福祉の場合は、福祉サービスの受給申請書と決定通知から始めました。
- 参加者の意見にもあった通り、業務分析がどのように業務改革に繋がっていくかが見えにくいといったことがありました。刷新化の方向性策定を含めた、本取り組み全体での総括（報告会の開催等）が必要ではないかと考えます。
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