【作業の目標】
- 作業担当者間で、作業前に本日の作業（個別課題解決方策の検討について）の主旨、手順の意識合わせを行いました。その後、企業が用意した説明用資料にそって作業を行いました。
- まず、目標案として「内部管理業務に係わる原課作業の効率化（意思決定の迅速化）による職員満足度の向上」を確認した上で、目標の詳細化をしました。次に、対象業務及び対象業務の課題の絞り込みを行いました。絞り込みが済んだところで、業務の現状について業務流れ図（現行）を作成し、さらに業務流れ図（次期）の概要についても検討しました。
- 次に、課題に対する解決策の方向性について確認し、最後に現状業務時間の計測方法等について検討しました。
- 目標案「内部管理業務に係わる原課作業の効率化（意思決定の迅速化）による職員満足度の向上を実現するために検討対象とする庶務事務業務及び当該業務の個別課題を明確にするとともに、課題に対する解決方策の方向性を確認しました。また、現状の業務流れ図（ＷＦＡ）を作成し、解決方策とあわせて次期ＷＦＡの概要を作成することを目的としました。
【当日の流れ】（以下の(1)〜(6)は、説明用資料P1〜3に記載される番号）
19:25〜9:40 個別課題事項解決方策の検討についての説明(10分)
9:40〜9:55 作業目標検討 (1)目標設定の絞り込み、(2)対象業務の絞り込み(3)対象業務の課題の絞り込み (15分)
9:55〜10:40 (5)現状ＷＦＡ、次期ＷＦＡの概要作成 (55分)
10:40〜10:50 (4)課題に対する解決策の方向性の検討(10分)
10:50〜11:05 (3)対象業務の課題の絞り込み（再確認）
11:05〜11:40 職員満足度、(6)計測の段取りについて
【作業内容】
(1)〜(3) 作業目標検討作業
- 「職員満足度の向上」の「職員」とは誰かを検討し、申請する職員、庶務担当者を対象としました。次に「職員満足度の向上」とは何かについて検討しました。作業完了までの時間短縮、申請状況の可視化、申請作業の軽減などが挙がりました。各課の職員の段階では、庶務担当への申請書の提出で作業完了となっていますが、職員課等での手続き・処理が完了したことを知らせる通知文が表示されるようになると良いという意見がでました。もっとも、現在は、庶務担当者への申請書の提出で作業完了と認識しているにもかかわらず、見直しを行うことで職員課の各処理工程が可視化され職員課での作業完了までは未完了ととらえられると、かえって処理時間が長くなったという劣化のとらえられ方をされかねないという意見もでました。
- しかし、現在は全て紙面で処理しているため、システムによる効果はデータ入力やデータ集計において期待できます。解決すべき課題のある対象業務として、時間外申請、手当関係業務、健康管理、休暇の届出があげられました。
(5)業務流れ図（現行）作成、(4)解決策の方向性の検討
- 前回作成したＤＦＤの一筆書きと抽象化整理表を用いて現状の業務流れ図を作成しました。「時間外」「通勤手当」「住居・扶養」「休暇届」「履歴事項の変更」について作成しました。まず、作業担当者の種類を明確にしました。庶務事務では申請担当者、庶務担当者、承認者（係長、課長、部長）があげられました。
- 用意した白紙の業務流れ図（現行）に業務の流れを確認しながら、現状の事務の流れを確認しました。「休暇」「時間外」「通勤」で決裁者を分けるなどの整理がされていることが確認できました。現状は紙での事務が多く残っており、その都度、職員番号、所属、氏名などを記入しなければならないことがわかりました。また、記載漏れなどの誤りは庶務担当者がおこなっており、作業負担が大きくなっています。さらに、時間外では報告書とリストを読み合わせで確認するなど改善の余地がある作業もわかりました。
- 通勤手当においては現状、証明書の提出(添付)が必要な部分があり、システム化の課題となることがわかりました。現行のシステムではバスや自転車、私鉄までは対応できないこともあり、対応できるシステムがあれば改善可能と考えられます。
(6)計測の段取り
- 検討対象業務の中から、現状の作業時間等を実際に計測する方法等について協議しました。計測する対象業務は時間外申請とし、情報政策課を対象として月末処理作業を含む各種作業の計測を行うことを確認し、実測を行う日程の調整を行いました。
【出てきた意見】
主な意見は以下のとおりです。
- 出退勤についての改善は、ＩＣカードの導入により可能かもしれないが、インフラの整備や現行のシステムとの関係など乗り越えなければならない制約が多い。
- 職員満足度の向上を数値としてとらえるのは非常に難しい。
- 申請などが容易となる仕組みをつくっても、決裁者の決裁を容易とする仕組みも作らなければ、決裁者のところで滞留してしまう。現在、庁内でメールが活用されているがルールが明確でないため、決裁権者に多くのメールが発信され、決裁が思うようにできていない。
