作業日誌
| ■作業名 | 内部管理業務：庶務事務 個別課題の解決方策検討作業（第2回） | |
| ■日時 | 平成18年2月7日(火)13:00 〜 16:00 |  |
| ■場所 | 川口市役所 第二庁舎地下第二会議室 |
|
| ■参加者 | 職員：職員課 森岡主任情報政策課 川田主任 | |
| 企業：大和総研 堀井、富士通 蛯子、 日本電気 渡辺 | ||
| ■使った資料 |
1.説明資料
2.業務流れ図(現行、次期) 3.入力項目数表 4.効果測定結果 5.関連申請ドキュメントコピー |
|
| ■概要 | ||
【作業の目標】
【当日の流れ】113:00〜13:05 本日の作業についての説明(5分) 【作業内容】(1) 課題解決のための業務流れ図（次期）検討業務流れ図（現状）と改善点から業務流れ図（次期）の検討を行いました。時間外勤務手当については、現状は日々「時間外勤務命令書及び報告書」へ記入し、月単位で庶務担当がとりまとめて職員課に提出しています。この月単位での庶務担当の作業と職員課とのやり取りを減らすことで、月初の庶務担当者の作業が軽減され、職員課の作業が早期に着手可能となる効果があると推測する意見がありました。具体的には、日々の時間外の記入をシステムへの入力とし、手当額計算、手当額集計は自動化する改善策があがりました。しかし、人事給与システム側では日々のデータは必要としていませんでした。そこで日々の勤怠データを蓄積するシステムが必要であるとの見解となりました。また、新たな課題としてパソコンがない場所もあり、入力環境も含めて検討が必要であることが確認されました。次に、通勤手当について検討しました。現状、私鉄やバス利用の場合、鉄道会社またはバス会社発行の証明書の添付が必要になります。また、ＪＲや車などでの通勤経路の妥当性は、職員課にて経路検索システムや地図、バス運賃表を確認することになっています。そこで証明書を無くすことと、経路などの確認はシステムを使って申請者が行うことによって、庶務担当者と職員課の作業が軽減されると推測しました。しかし通勤届は年に数回しかない事務であり、検索ソフトを提供しても不慣れなことがかえって非効率となることも考えられるとの意見がありました。また、パソコンがないところの対策も検討する必要があるとの意見がありました。現状は、距離による手当額の判断となっていますが、細かい確認を省くという意味で地域による手当額の判断としてはどうかという意見もありました。地域とした場合、判断や確認に要する時間は軽減できるが、地域決めや、地域と地域の境目の判断、規定変更時の移行をどうするかなど新たな課題もあることがわかりました。(2) 入力項目の検討申請書に記入している項目を再度見直し、簡易化できるか、システム化により入力が軽減できるかという視点で検討しました。各届には必ず職員番号、氏名、職名、住所を記入する欄があり、職員情報をシステムにより一元管理することにより、職員番号以外の入力は簡略化できることが確認できました。また、「時間外勤務命令及び報告書」においては命令時間、実施時間と時間数を記入するようになっています。命令時間や実施時間を入力すれば時間数を自動計算とすることで入力が省けることが分かりました。住居届については「借家」の場合、契約書あるいは契約書の写しの提示をする必要があります。しかし住居届にも、契約書あるいは契約書の写しに記載されている内容を詳細に記入する必要があり、提示があれば記入する必要はないのではないかとの意見もありました。システム化することによりそれぞれの届出で入力の軽減が可能であることが確認できました【出てきた意見】主な意見は以下のとおりです。
|
||
| ■成果物 | ||
|
||
| ■ポイント | ||
【作業を実施して気付いた点】
【作業をうまく進めるための助言】
|
||
| ■他の作業日誌 |