1.説明資料
2.業務流れ図（現行）

【作業の目標】

• 作業前に打ち合わせを実施し、本日の作業（効果測定作業について）の主旨、手順について意識合わせを行いました。その後、実際に効果測定をするにあたり、詳細な業務の手順を確認しました。今回、対象業務として日次業務では、通勤届、住居届、扶養親族届、月次業務では、庶務担当の時間外勤務データ報告書のとりまとめについて効果測定することとし、それぞれの業務の開始時間を測定することで作業時間（リードタイム）を計測することとしました。各届の起票については開始時間と終了時間を計測し、１帳票を作成するのに要する時間を測定することとしました。また、帳票の記入例から、入力項目数による分析も行うこととしました。打ち合わせ終了後、情報政策課へ移動し、手順に従い、職員が実際に各届を作成し、企業が作業時間を測定しました。時間外勤務データ報告書のとりまとめについては月初の作業について測定をしました。
• 川口市の個別課題解決の対象とした業務を改善した時の効果を推定するため、現状業務を定量的に計測し、改善点を明らかにする。

【当日の流れ】

13:00〜13:30 効果測定作業についての説明(15分)
13:15〜13:45 対象業務と効果測定箇所の検討、決定(30分)
13:50〜15:00 効果測定作業 (70分)場所：情報政策課
通勤届：(1)起票　(2)庶務担当確認　(3)所属長確認　(4)受領
住居届：(1)起票　(2)庶務担当確認
扶養親族届：(1)起票　(2)庶務担当確認
時間外勤務データ報告書のとりまとめ：(1)庶務担当確認　(3)所属長確認　(3)提出

【作業内容】

(1)対象業務と効果測定箇所の検討、決定作業

個別課題解決の対象とした対象業務の現状を定量的に計測するにあたり、１／３１作成の業務流れ図（現行）に沿って手順及び計測する箇所を決めました。届出については書式を庁内イントラネットからダウンロードした白紙に記入します。計測について職員自ら通常行っているとおりに届出を作成し、その時間を計測することとしました。通常ならば届出を記入している間に電話等他の作業が入りますが、他の職員の協力により届出者が専念できる環境としました。庶務担当による時間外勤務については、時間外勤務命令及び報告書を提出するため、各担当者に対して提出期限などを知らせるメールを送付していること、月初には他に手当支給等の作業があり、作業負担が大きいことがわかりました。また、計測対象以外の作業としてメール作成・発信には約５分、内容確認に１５分、提出に際しての職員番号順への並びかえ、職員番号の抜けや誤記の修正などに１５分かかることを確認しました。さらに、時間外勤務命令及び報告書は原本を職員課へ提出しているため、スキャナにて控えをとっています。

(2)効果測定作業

• 現状事前に確認した手順に従い、職員自ら計測のための事務を行いました。
• 初めに通勤届を行いました。手順で確認したとおり、ダウンロードした通勤届を記入しました。業務流れ図上に表記されない動作として、押印作業と記入要領や注意等記入方法を確認する確認作業がありました。日々記入するものではない届出に関しては、都度記入方法の確認が必要となります。
• また、担当者と庶務担当は同一の課内ではありますが、人から人へ書類を受け渡す時間が発生します。庶務担当では手当届出、時間外命令及び報告書が紙への記入であることから、記入内容のついては最低限確認する必要があります。また、紙のため職員番号等の誤りが見つけにくい手当届出においては、システム化すれば効率化できる部分が多く見られました。

1. 効果測定結果（説明資料にとりまとめ）

【作業を実施して気付いた点】

• 届出においては白紙の書式をダウンロードし、印刷していますが、新規採用者でない限り、前回提出の情報があるため、今回届出により変更がある項目以外を表示することができれば効率化できると感じました。
• 庶務担当で行っている記入漏れや、記載内容の確認（日付の正当性、命令時間と時間数の整合性）はほとんどシステム化することで解決が可能と感じました。

• 基幹業務： 個別課題の解決方策検討作業（第1回）
  
• 基幹業務： 個別課題の解決方策検討作業（第2回）
  
• 基幹業務： 個別課題の解決方策検討作業（第3回）
  
• 内部管理業務： 庶務事務　個別課題の解決方策検討作業（第1回）
  
• 内部管理業務： 庶務事務　個別課題の解決方策効果測定
  
• 内部管理業務： 庶務事務　個別課題の解決方策検討作業（第2回）
  
• 内部管理業務： 庶務事務　個別課題の解決方策検討作業（第3回）