| ■作業名 |
内部管理業務：庶務事務 個別課題の解決方策検討作業（第3回） |
| ■日時 |
平成18年2月14日(火)9:00 〜10:00 |
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| ■場所 |
第二庁舎 第三会議室
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| ■参加者 |
職員：職員課：森岡主任情報政策課：峰久主任 |
企業：大和総研 吉原、堀井富士通 蛯子日本電気 渡辺
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| ■使った資料 |
1.説明資料
2.業務流れ図(現行、次期)
3.入力項目数表
4.報告書
5.関連申請ドキュメントコピー
6.第３回業務分析作業成果物（清書）
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| ■概要 |
【作業の目標】
- 前回、検討した現行の業務流れ図について確認しました。その後、業務改善案としての次期の業務流れ図を確認しました。最後に前回の効果測定結果と入力項目と事務の効率化による効果を推定し作業を終了しました。
【当日の流れ】
09:00〜09:15 業務流れ図（現行）の修正点確認（１５分）
09:15〜09:35 業務流れ図（次期）の確認（２０分）
09:35〜10:00 推定効果の検討とまとめ（２５分）
【作業内容】
- 業務流れ図（現行）の修正点確認時間外勤務届については業務流れ図では担当者本人管理となっている前提であることを確認しました。児童手当の「課税証明」については全員が提出するものではないが記載することとしました。年末調整については「住宅取得控除申告書」は職員課から配布するものではなく本人が保管していることを確認しました。
- 業務流れ図（次期）の確認次期モデルでは電子の流れと紙の流れができるので、電子と紙は別々に記載するよう修正しました。また証明書は必要な場合とそうでない場合があり、業務の流れを追加したほうがわかりやすいとの意見がありました。認定は業務流れ図で作業となっているが決裁とすべきとの意見があり、修正しました。また、電子化を前提としているが、児童手当のように市のルールに則ると電子化しないほうが良い場合もあるのではという意見もありました。
- 推定効果の検討とまとめ 効果測定の結果から推定される効果について検討しました。システム化による入力項目の削減効果が得られることを確認しました。現状では、職員の情報である氏名、住所、所属などを漢字で記入する欄が多く、職員のログイン時に取得することにより、入力しなくても良い項目が多くありました。また、紙上の情報で計算結果を求めているものもあり、記入漏れや、計算があっているかの確認など、システム化のより効率化できる部分が見られました。 年間の件数と計測結果により得られた効果は職員の作業時間０．５人年と推算しました。今回は一部の事務のみの計測のため今後は全体での検討が必要です。
【出てきた意見】
主な意見は以下のとおりです。
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| ■成果物 |
- 業務流れ図(現行､次期)
- 入力項目数表、効果測定報告（説明資料にとりまとめる）
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| ■ポイント |
【作業を実施するにあたり、難しい点】
- 効果を判断するための指標をきめることは、難しいと感じました。
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