| ■作業名 |
基幹業務 その他 公営住宅管理 現状分析（業務分析）作業（第２回） |
| ■日時 |
平成17年11月16日(水)
9:00〜11:00 |
 |
| ■場所 |
第二庁舎 第2会議室 |
| ■参加者 |
職員：
住宅課 小林課長補佐、戸田主任 |
企業：【基幹】
日立製作所 榎本、大谷
アイネス 岡本 |
| ■使った資料 |
|
| ■概要 |
【作業の目標】
- 第1回業務分析の結果を受けて、機能間のつながり、流れる情報を確認し、情報実体（文書、口頭、データ等）を明らかにします。
【当日の流れ】
9:00〜9:10 業務説明表の確認（根拠法令・条例等）（10分）
9:10〜10:50 機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の確認（100分）
10:50〜11:00 業務要件定義表の確認・記述内容の説明（10分）
【作業内容】
- 第1回業務分析ではDFDの階層1「入居募集」まで作成しましたが、今回の業務分析を開始するまでに、その他のDFDについても、機能分析表（DMM：以下「DMM」という）作成時に確認できた内容（外部機関や情報の流れ）を基に、参加者にて事前に素案を整理しておきました。
- そこで、第2回業務分析は、階層1のDFDの具体的な情報名やその実体（文書、口頭、データ等）の確認を中心として、作業を進めることにしました。
- まず、業務説明表については、根拠法令等および所管部署の部分のみ確認しました。業務規模や成果指標についてはここでは記入せず、統計情報等を確認した上で別途、記入することにしました。
- DFDの確認作業は、A3用紙に拡大したDFDを机の中央に置き、参加者全員が作業工程を共有できるようにして進めました。
- 具体的な確認方法としては、業務の手順を意識して、DMMの左上の機能（階層1「住宅整備」）から順に取り掛かり、DFD階層1の各機能について、機能間の情報の流れ、申請書や通知書等の正式名称を確認しました。
- なお、DFDに書く情報の内容が不明確な部分は、必要に応じて、申請書の実物を参照しながら、参加者間で認識を合わせるようにしました。
- DFDに記載する外部機関について、DFDでは「申込者」「入居予定者」のように対象者を出来る限り正確に表現していましたが、かえって情報の流れが分かり辛くなる部分があったため、「市民」という表現に統一することとしました。
- 1つの機能が表す内容が大きい部分（機能）については、詳細な作業の流れをこの場で確認し、その結果は後で業務要件定義表の「中項目」で表現することにしました。
- DFDの確認が一通り完了した後、DFDと業務要件定義表の関係と作り方を確認したところで、残り時間も少なくなっていたことから、具体的な確認作業（機能の作業内容の文面等）は後日職員にて行うことにしました。
【出てきた意見】
- 業務説明表の業務規模や業務要件定義表の作業時間・作業量等の記載方法について、不明瞭な部分が多いとのことで、後日具体的なサンプルを提示することにしました。
|
| ■成果物 |
- 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令等」「所管課」欄を確認しました。
- DMM（1枚）・・・第1回業務分析の成果物（階層1、2）を確認しました。
- DFD（8枚）・・・階層1を一通り作成しました。また、情報実体（文書、口頭、データ等）についてはDFD上で確認しました。
- 業務要件定義表（7枚）・・・DFDの作成時に各機能の内容と実施方法を中心に確認しました。ただし、具体的な確認作業（機能の作業内容の文面等）は今後行う必要があります。
|
| ■ポイント |
- DFDの確認作業においては、事前に提供されていた申請書帳票等を基に、DFDになるべく具体的な申請書名称を記載することによって、流れる情報の実体を明確にし、確認作業を効率的に進めることができました。
- その場で即座に確認できなかった帳票名称や根拠法令の名称については、別途電子メール等のやり取りすることとし、確認に要する時間を短縮することができました。
|
