作業日誌

■作業名 内部管理業務：財務会計　予算執行　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年10月27日(木)
9:00〜 11:00
■場所 市民会館地下1,2会議室
■参加者 職員：
会計課 妹尾主任、小梶主事
契約課 西沢課長補佐、荒井主任
企業：
富士通　中村
行政システム 渡辺
大和総研 堀井
■使った資料
■概要

【作業の目標】

予算執行に関する業務分析を行いました。なおここでは、予算執行とは、主に支出負担行為を作成するための業務とし、各課の物品等購入要求の起案から契約課での契約締結・負担行為書の作成を行うこととしています。

【当日の流れ】

9:00〜 9:10 業務内容の意識合わせ（10分）
9:10〜10:50 業務説明表の記入（30分(*1)）
9:30〜11:00 機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（80分(*1)）
*1：業務説明表の記入時に、業務概要を整理する必要が生じたため、ＤＭＭの作成を途中行いました。時間は、各資料作成にかかった概ねの時間です。

【作業内容】

(1)業務内容の意識合わせ

最初に業務内容についての意識合わせを行いました。歳入／歳出、執行管理との業務上の切り分けについて検討行い、原課を含め多く行われる歳出の支出負担行為書の作成を行う業務を予算執行業務とすると定義付けました。

(2)業務説明表の記入

  • 業務説明表の項目について、内容を記入していきました。
  • 業務目的・概要は、意識合わせで確認した内容を記入しました。
  • 根拠法令については、地方自治法と市の事務規則が該当します。
  • 業務規模および成果指標を記入する上で、業務概要を確認した上で整理する必要があるとの意見があり、ここでＤＭＭの作成を行いました。

(3)ＤＭＭの作成

あらかじめ用意してあるＤＭＭの用紙を利用し、予算執行に関わる業務機能を抽出、まとめていきました。実施している業務機能を付箋紙に書き出し、それらを業務のまとまりとして整理しました。整理は、物品契約事務の流れを参考にしました。これは、当初抽出した業務機能に不足が無いことを確認するために行ったものです。このまとまりを整理する中で、工事契約に関する流れは、担当が異なることから不明瞭との意見が出ました。しかしながら、契約に関連する機能としては、概ね同様の流れになるとの意見があり、事務規則上の業務名称を参考に機能名称を定義していきました。

(4)業務説明表の記入（再度）

整理したＤＭＭの内容から、業務量・成果物として把握すべき内容の検討を行いました。支出負担行為件数や契約件数や、物品契約での件数を業務量として記載しました。工事や派遣等に関わる負担行為件数・契約件数に関しては、担当が異なるため、把握されていないとの意見がありましたが、物品の件数が多いため業務規模として物品契約に関する件数で把握することで不都合は無いとの意見がありました。

(5)機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）、業務要件定義表、情報実体一覧表の作成

参考となる資料は、当日持参しましたが、業務機能の整理に時間がかかったため、これらの作成に関しては、後日としました。また、情報の流れを整理する中では、契約課以外に、各部門の契約を取りまとめている教育総務など関連部門の参加が必要ではないか、との意見がありました。これら参加者の調整を行った上で、別途日程等検討することとし、当日の作業を終了しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下の通りです。
  • 教育総務など、また別な事務があるため、契約課と会計課だけでは偏りが出てしまう。他課も含めてこの作業を行う必要がある。
  • 予算執行、歳入／歳出、執行管理は業務としては連続しており、同じ職員で行う方が分かりやすいと思う。
  • 自分達の行っている仕事の再確認ができて良かった。
■成果物
■ポイント

【作業を実施してみて、気付いた点】

  • 予算執行は他課も関係するので会計課、契約課だけで判断できないところがあり、作業を担当する他課の出席も必要と思います
  • 【作業を実施するにあたり、難しかった点】
  • 業務の目的やＤＭＭを考えるにあたり、歳入／歳出、執行管理といった業務についても意識して作業を行ったため、想定以上に時間がかかりました。


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