作業日誌
| ■作業名 | 内部管理業務：財務会計 歳入執行管理 現状分析（業務分析）作業 | |
| ■日時 | 平成17年10月27日(木) 13:00〜17:00 |
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| ■場所 | 市民会館地下1,2会議室 | |
| ■参加者 | 職員： 会計課 園田主任、小梶主事 契約課 西沢課長補佐 |
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| 企業： 富士通 中村 大和総研 堀井 |
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| ■使った資料 | ||
| ■概要 | ||
【作業の目標】業務分析開始時点では、歳入歳出を業務範囲として現状把握を行いました。しかし、歳入と歳出は大きく業務範囲が違っており、さらに担当者も違うので、歳入と歳出を分けて別々に現状把握を行うこととしました。ここでは歳入を市役所の公金の収納を行い確定をする業務としています。確定するにあたり、担当課や銀行からの伝票と残高の突合を行い、確実な管理を行います。 【当日の流れ】13:00〜13:30 業務内容の意識合わせ（40分） 【作業内容】(1) 業務内容の意識合わせ最初に、業務内容についての意識合わせを行いました。歳入と歳出はまず業務範囲が大きく違っており、担当者も分かれています。また当日、この後の時間帯に業務分析が予定されている｢執行管理｣業務が川口市としては対象業務に具体的なものがないこと、さらに業務分析の主体となる会計課がそのまま歳入に関する執行管理も担当するということから、作業の効率を考えて業務の枠を見直し、連続した４時間の時間枠で歳入、歳出の業務分析を同時に併行して行うこととしました。当初の歳入歳出の担当として参加した会計課４名、契約課３名の中から、会計課２名、契約課１名が歳入の業務分析に参加し、作業を行いました。 (2) ＤＭＭの作成手順としては、ＤＭＭの前に業務説明表を記入することになりますが、業務内容がこの時点でははっきりしていなかったので、手順を見直し、ＤＭＭの作成を先に行い、機能を具体化した後に業務説明表を記入することにしました。歳入の機能について、職員が思いつくものを付箋紙に自由に書き出しました。また、機能の分類については、ＤＭＭの主旨を理解し、職員自ら機能の分類や階層分けを行いました。下位の階層で機能を整理するうちに分類に関して職員から多くの意見が出るようになり、例えば｢還付｣について言えば、税の還付と税以外の還付を手続きの違いから２つに分けるという意見が出ました。 (3) 業務説明表の記入ＤＭＭがまとまったので、ここで業務説明表に戻り、整理を行いました。
(4) ＤＦＤの作成ＤＦＤの作成では、ＤＭＭで抽出した業務機能を付箋紙に書き出し、あらかじめ用意しておいたＤＦＤ用の用紙に貼り付け、そこに、外部環境、ファイル、流れる情報を書き加えていきました。１枚目のＤＦＤを書いたところで要領を得て、その後の作業は順調に進みました。情報の起点はどこか、その情報はどこへ行くか、どこでどう溜まるのかと考えながら、次々と用紙に書き入れました。機能と機能の間を流れる情報（具体的な帳票）についても同様です。ただし、持参した帳票類の見本は、担当課から会計課に提出されるもののみだったため、機能の名称がはっきりせず、作業の中で何度か書き直しを行いました。階層２での機能は帳票名から引用しているように思えましたが、ある程度機能をまとめました。また、今まで当たり前に行っている作業を分類した時にしっくりした名称がなかなか出てこないという感じがしました。 (5) 業務要件定義表、情報実体一覧表の作成全体を歳入執行管理と歳出執行管理業務に分けて行っていたため、再度チームを統合し、予算関連の業務全体像の確認を行いました。そこで、会計課として理解されている業務は、これで全てとの指摘を受け、歳入／歳出、執行管理業務を、歳入執行管理業務・歳出執行管理業務として整理することとしました。必要な資料等は、全て用意しましたが、時間の都合上、業務要件定義表・情報実体一覧表については、後日行うものとしました。その実施の上では、関連する原課の出席等を調整した上で実施すべきとの意見が出され、日程に関しては出席者の調整後とし、当日の作業を終了しました。 【出てきた意見】主な意見は以下のとおりです。
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| ■成果物 | ||
| ■ポイント | ||
【作業を実施して気付いた点】
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| ■他の作業日誌 |