作業日誌

■作業名 内部管理業務：財務会計　予算編成　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年10月27日(木)
15:00〜17:00
■場所 市民会館地下1,2会議室
■参加者 職員：
財政課 岩城課長補佐、秋谷係長、内田主査
企業：
京都電子計算　鶴衛
大和総研　堀井
■使った資料
なし
■概要

【作業の目標】

予算編成業務の現状把握を行いました。予算編成の作業は、国の動向や福祉政策等の外的要因を観察して予算原案の作成を行い、作成された予算枠に基づいて各部の査定および財政課の査定、三役承認を経て、最終的に議会の議決までの工程を滞りなく進めることです。

【当日の流れ】

15:00-15:20　業務内容の意識合わせ（20分）
15:20-15:30　業務説明表の記入（10分）
15:30-16:40　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成(70分)
16:40-17:00　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成(20分)

【作業内容】

(1)業務内容の意識合わせ

財政課から３名の職員が出席して、本日の作業内容の意識合わせを行い、業務内容についての説明をしました。予算編成業務は財政課の主たる業務として位置付けられており、厳密なスケジュールに基づいて運営されています。

(2)業務説明表の記入

  • 業務説明表の個々の項目につき、内容を記入していきました。
  • 業務目的・概要については、意識合わせで説明した内容と業務の目的を端的に記入しました。
  • 根拠法令については、地方自治法や市の財務規則になります。市の財務規則を持参していませんでしたが、企業側がインターネット上で公開されている川口市予算事務規則を持参していたため、これを参照し記入しました。
  • 業務規模については何をすれば良いか当初困惑しましたが、予算編成作業とは｢３月議会に可決し、配当する｣ということから、予算編成方針決定から議会の議決までをスケジュールどおり運営することを成果指標にしました。
  • 情報システムの費用については、情報政策課にて一括管理しています。

(3)ＤＭＭの作成

ＤＭＭを作成するために、業務説明表の記入時に説明した予算編成機能を機能別・階層別に分類する作業を行いました。日頃行っている作業をいきなり機能別に分類するよりは、まず予算編成業務を年間を通した一つの行事として捉え、手順を追って機能を抽出することとしました。全体が見えてくると、職員からそれぞれの機能の作業内容、手順、日程、他部門との連携などについて活発な意見が出るようになり、付箋紙に機能名称を記入してあらかじめ用意したＤＭＭの用紙に貼り付けていきました。職員も作業に慣れてくると、自分から付箋紙を貼り替えたりしながら詳細な機能の抽出と分類を進められるようになりました。ＤＭＭの階層１は、７つまで埋まり、機能の抽出作業は詳細に行えました。

(4)ＤＦＤの作成

  • ＤＭＭの作成時に抽出した機能を個々に付箋紙に記入し、企業があらかじめ用意したＤＦＤの用紙に貼っていきました。作業手順を想定して付箋紙（機能）を並び替え、付箋紙の回りに情報の流れと滞留するファイルの名前を書きこみ、更に外部との関係を記入していきました。作業が進んでいくに従い、情報の発信元、滞留するファイルや外部環境などが次々に思い浮かび、作業は活発に進みました。最後にＤＦＤ１枚ごとに、全体を見回して情報の流れに漏れがないか確認をしました。この工程で追記した情報もありました。
  • 業務分析作業として、ＤＭＭの機能数が多く、ここでの機能の抽出に時間がかかりました。ＤＦＤは、始めると進捗は早かったが、時間切れのためＤＦＤの途中で打ち切り、当日の作業を終了しました。

【出てきた意見】

  • 主な意見は以下の通りです。
  • ＤＭＭからＤＦＤを作成する過程で、主旨が理解できるようになった。
  • 昔のような一括要求をして査定する仕組みでないため、財政課の事務量は減っているが、三役査定のための資料や常任委員会に提出する資料の作成作業は内容的に充実されることに伴い、日程的に前倒しが求められている。
■成果物
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

出席した担当課の業務範囲で、業務の流れ全体を十分に網羅できるように業務範囲の設定をすることが必要と感じました。

【作業をうまく進めるための助言】

業務分析作業をうまくすすめるには、定型業務や不定期業務等の運用過程の切り口、情報の入力、出力等の切り口等、事前に確認点を持って考えることが必要です。


■他の作業日誌

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