作業日誌

■作業名 内部管理業務：財務会計　決算管理　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年10月25日(火)
13:00〜15:00
■場所 市民会館地下1,2会議室
■参加者 職員：
会計課　小川課長補佐、田村副主幹
企業：
富士通　本保
大和総研　堀井
■使った資料
■概要

【作業の目標】

決算管理に関する現状把握を行いました。ここでは会計課における決算管理の内容は、担当課との間で決算調書の内容確認を繰り返し行い、その作業を通じて最終的に正確な予算の執行をまとめることとしています。

【当日の流れ】

13:00〜13:10　業務内容の意識合わせ（10分）
13:10〜13:20　業務説明表の記入（10分）
13:20〜14:00　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（40分）
14:00〜14:40　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（40分）
14:40〜15:00　業務要件定義表、情報実体一覧表（20分）

【作業内容】

(1) 業務内容の意識合わせ

最初に、業務内容／範囲についての意識合わせを行いました。決算管理とは、現金や財産に関する歳入歳出の決算書をまとめることが主体であると定義しました。具体的には、市の予算がどのように執行されているかを担当課に帳票を打ち出して確認し、担当課からの更正がかけられた後、幾度も担当課とやりとりを行い、精度を高めていく業務です。担当課に何度も帳票を打ち出して確認をしてもらっているが、最終的に仮製本されたものに対しても、さらに新たな更正が入ることがあり、精度を上がるためには多大な時間がかかります。

(2) 業務説明表の記入

次に業務説明表の作成を行いました。業務説明表の中の個々の項目につき、内容を記入していきました。

  • 業務目的・概要は、意識合わせで確認した内容を記入しました。
  • 根拠法令については、事前の調査から地方自治法２３３条となります。
  • 業務規模については、具体的な数値として予算額としました。
  • 成果指標については、具体的な作業は決算書をとりまとめることであるということはわかっているが、何を達成することを目標とするかについてはなかなか思い浮かばず、苦労しました。最終的には、「予算の執行をまとめること」という指標を導き出しました。
  • 情報システムの費用については、情報政策課にて一括で管理されている為、個別の課では把握していません。

(3) ＤＭＭの作成

業務説明表の作成時に説明した決算調書の確認手順を順に確認しました。職員が挙げた業務の機能を策定チームが付箋紙に書き出して、あらかじめ用意しておいたＤＭＭの用紙に貼っていきました。決算調書には歳入歳出に関する決算書と、財産管理に関する調書の２つがありますが、最終的に決算書と調書は違う形で出来上がり、時期も手順も変わらないとのことから、機能としては決算書の方でとりまとめ、調書は同等の手続きでＤＭＭに記入することとしました。

(4) ＤＦＤの作成

ＤＦＤの作成では、担当課との具体的なやりとりの手順を整理しました。担当課とやりとりする情報の内容、手順を順に確認していきました。歳入歳出に関するファイルを持ったシステムから会計課の職員が帳票を出力しています。また、更正自体は担当課に変更する権限があり、担当課からの更正伝票に基づき行われます。こうして、一連の作業の過程が、誰がどこから情報をとってくるかという形で明らかにされ、ＤＦＤに記入していきました。また、担当課に配布されて確認するものは、｢決算書｣としていましたが、ＤＦＤで確認していくうちに、実はその明細である｢歳入歳出決算事項別明細書｣であることがわかりました。よって、ここまで書いていたＤＦＤ上の帳票名をこの時点で変更しました。業務手順については、より詳細に具体化しないと、見えてこない部分が多いことがわかりました。会計課の作業範囲は明確だったので、ＤＦＤの作成は順調に終わりました。

(5) 業務要件定義表、情報実体一覧表の作成

最後に、業務要件定義表、情報実体一覧表の２つの資料について、今回抽出したＤＦＤの機能や、流れる情報等を記入していきました。元となる情報は、作成されたＤＦＤと持参した資料を使用しました。正確な帳票名との付け合せをすることまでは行えず、清書したものを次回に確認することとし、当日の作業を終了しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。
  • 会計課の業務範囲は決算書のとりまとめまでであり、その後、作成した決算書を総務課へ送付する。総務課においては、議会承認、総務省への送付作業があるはずである。
  • 担当課との確認作業が何度もあり、回数を減らすことはできないか。
  • そもそも日頃から、担当課が印刷イメージで明細の内容をチェックできないか。
■成果物
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 出席した担当課の業務範囲では、業務の流れ全体を十分には網羅できないので、他の業務との連携作業が必要と思います。

【作業をうまく進めるための助言】

  • 業務内容を分析する際は、定型業務や不定期業務等の運用過程の切り口、情報の入力、出力等の切り口等、事前に確認項目を絞ることが必要であると思います。


■他の作業日誌

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