【作業の目標】
- 分析作業は、「財産管理」事務に関しては庁舎車両係の職員、「公有財産管理」事務に関しては財産管理係の職員が担当し同時並行で行いました。「財産管理」と「公有財産管理」業務の主目的が同一のため、分析結果は１つにとりまとめました。
- 業務内容について現状分析を行うことです。業務目的は「行政運営を行うために必要となる財産を適正に管理する」ことです。
【当日の流れ】
14:30〜 14:35 業務内容の意識合わせ（5分）
【作業内容】
- 「財産管理」（庁舎車両係）
- 14:35〜14:45 業務説明表の記入（10分）
- 14:45〜15:30 機能分析表（ＤＭＭ:以下「ＤＭＭ」とします）の作成（45分）
- 15:30〜16:30 機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」とします）の作成（60分）
- 「公有財産管理」（財産管理係）
- 14:35〜14:50 業務説明表の記入（15分）
- 14:50〜15:30 ＤＭＭの作成（40分）
- 15:30〜16:50 ＤＦＤの作成（80分）
- 16:50〜17:00 成果物とりまとめ（10分）
(1) 業務内容の意識合わせ
最初に、業務内容についての意識合わせを行いました。「財産管理」と「公有財産管理」で管理する財産項目を確認し、分析は同時並行に行い、１つにとりまとめた方がよいとの意見がありました。
(2) 業務説明表の記入
「財産管理」（庁舎車両係）・ 庁舎、公用車、駐車場の管理が主な業務であり、関連法に消防法、ビル管理法を記載しました。
- 市の条例として、３条例を記載しました。
- 担当する職員は１０名、(内、５名:守衛職)です。
「公有財産管理」（財産管理係）
- 業務規模を算出するため、管理している施設数等の定量的な数値を利用しようとしましたが、用意をしていなかったため、業務に従事する職員数（５名＋パート１名）を業務規模としました。
- 関連する情報システムとして財務会計システムがあり、一部当該業務を支援する機能があるもののまだ利用していないため、空欄としました。
- その他の費用として、除草といった遊休財産の維持管理費をあげました。
(3) ＤＭＭの作成「財産管理」（庁舎車両係）
- 庁舎保守管理、駐車場管理についてはすでに業務が細分化されていること、それぞれの業務間の関連がないことを明示しました。
- 各業務は年度単位で業者契約をしており、この部分について財務会計の流れに従って業務を洗い出しました。
「公有財産管理」（財産管理係）
- 財産管理は、財産の分類により事務内容が違うため、「行政財産」と「普通財産」に大きく分け、分析を進めました。
- 下位層の分析にあたっては、財産登録が発生から消滅までの一連の流れの中で発生する機能を中心に整理し、ＤＭＭ全体を見ながら業務の漏れがないことを確認しました。
(4) ＤＦＤの作成
ＤＭＭで抽出した業務機能を付箋紙で貼り付けておいて、職員が作業の流れを想定して並び替えました。そこに、外部環境やファイル（情報の滞留）を付箋紙で貼り付け、最後に外部環境や機能の間を流れる情報を書き加えていきました。
ＤＦＤの作成を進める中で、ＤＭＭの作成時に抽出できなかった機能が出てきたため、ＤＭＭに修正を加えました。
「財産管理」（庁舎車両係）
- 契約・公用車管理業務については、業務の流れが明確になり、ＤＦＤを作成しました。
- 庁舎保守管理・駐車場管理については、分析された業務が作業単位まで細分化されており、ＤＦＤの作成を見送りました。
「公有財産管理」（財産管理係）
- ＤＦＤを作成した後、現行事務の問題点について意見を出し、ＤＦＤを見ながら情報の観点からどの部分が阻害要因となっているかを整理しました。「行政財産」では全ての財産を管理する台帳である「公有財産管理台帳」が紙であるため、照会や情報共有が困難であり事務の阻害要因となっており、「普通財産」では業務の大半を占める「貸付」業務の管理台帳である「貸付台帳」が同様に事務の阻害要因となっていることが整理されました。
- 関連する帳票類があるものの、当日は持参しなかったため、後日整理することとしました。
【出てきた意見】
主な意見は以下のとおりです。
- 紙による管理となっているため、業務の効率化が図られておらず、事務処理に要する時間が長い。
- 財産管理は財務会計の視点だけではなく、「財産の有効活用」という視点が必要である。民間で活用が進む「ファシリティマネージメント」の取り組みが必要ではないか。
- 「貸付」業務は「普通財産」事務の大半を占めており、川口市独自の特徴としてあげられるのではないか。
- 庁舎車両係業務については、単発の細分化された業務の集合体となっており、業務の開始・終了の概念が希薄である。
- 各業務は年度単位で業者契約をしており、事務量削減に向けての施策として総合保守会社による一括契約が考えられるが、地元業者の広い参画を優先している。
