作業日誌

■作業名 内部管理業務：財務会計　歳計外　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年10月28日(金)
13:00 〜15:00
■場所 市民会館地下1,2会議室
■参加者 職員：
会計課　妹尾主任、山本主事、小梶主事
契約課　林課長補佐、根岸主事
企業：
富士通　本保
京都電子計算　鶴衛
■使った資料
■概要

【作業の目標】

財務会計の歳計外業務に関して、業務機能の分類および処理上で使用している帳票類等の流れを確認し、現状の把握を行うことが目的です。

【当日の流れ】

13:00〜13:10　自己紹介および担当者の所属確認（10分）
13:10〜13:30　業務説明表の内容確認（20分）
13:30〜14:20　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（50分）
14:20〜15:00　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（40分）

【作業内容】

(1) 自己紹介および担当者の所属確認

会計課、契約課および企業担当者の自己紹介を行いました。

(2) 業務説明表作成

歳計外の所管部署は歳計外現金が発生した各課となります。基本的には歳計内（歳入/歳出以外）のすべての費用が歳計外であるため、その種類は多種多様であり年間60,000件程度発生します。しかし、すでにその種類は款項目で分類されているものであるため、会計課は入出金情報を指定金融機関とやりとりすることが主作業です。

(3) ＤＭＭの作成

打ち合わせの結果、業務を随時処理（主処理）、日次処理、月次処理、年次処理、保管有価証券処理という切り口で分類することにしました。最も処理件数の多い随時処理では、起点となるのは歳計外現金を受け取った各課であり、その後に会計課に納付処理を行い指定金融機関への入金依頼を会計課がとりまとめて実施するという流れになっています。
また、支出処理や還付処理についても各課からの依頼により、会計課が処理を行うという流れになっています。

(4) ＤＦＤ作成

  • 作成されたＤＭＭをもとに紙上に機能を並べて、この処理を開始するきっかけや業務間でやりとりされる情報や帳票名について追加・整理していきました。
  • 主な流れは、各課からの申請を起点として、会計課内で審査・決裁を行い、金融機関への連絡を行い、最後は入金情報・出金情報の管理することになっています。
  • 入出金の実管理は指定金融機関が実施しています。従って、依頼が発生した際には内部的に審査はしますが、問題がなければそのまま指定金融機関に依頼内容が流れることになります。一連の処理が完了した時点で、入出金情報として滞留させます。

【出てきた意見】

主な意見（課題）は以下の通りです。
  • 市外部（入札業者・市民）と各課でどのようなやりとりが行われているかは掌握していない。（会計課はとりまとめのみ。）　このため、会計課で実施している処理内容しか説明できない。
  • 今年度より財務会計システムが新しくなっており、すべての機能を把握しているわけではない。このため、これまでに使用していない機能部分については、処理内容が明確に説明できない。
  • この財務会計システムより印刷される伝票にはバーコードが印刷してあり、これを読み込むことで画面より検索する処理時間の短縮ができている。
  • 契約課は入札保証金や契約保証金があることから同席しているが、実際には免除となる場合が大半である。
■成果物
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • ＤＦＤの作成中に、ＤＭＭに対して修正をかけるような場面もありましたので、今後の職員、策定チームの作業にあたっては、ＤＭＭで大きく方向性が決定した時点でＤＦＤの作成に作業を移して、比較しながら話を進めるように留意する必要があります。
  • 【作業を実施するにあたり、難しい点】
  • ＤＭＭ作成の際、職員は自らが携わっている下位階層の業務範囲しか把握していないことが多いため、作成初期の段階では完成度にあまりこだわらずにＤＦＤの作成に移り、ＤＦＤ作成の途中でＤＭＭの内容に不都合や不具合を発見した都度、ＤＭＭを見直すといったことが必要です。



■他の作業日誌

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