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【作業の目標】

財務会計の資金管理業務に関して、業務機能の分類および機能上で使用している帳票類等の流れを確認し、現状の把握を行うことが目的です。

【当日の流れ】

15:00〜15:10　自己紹介および担当者の所属確認（10分）
15:10〜15:30　業務説明表の内容確認（20分）
15:30〜16:10　機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）の作成（40分）
16:10〜17:00　機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）の作成（50分）

【作業内容】

会計課、契約課および企業担当者の自己紹介を行いました。

(2) 業務説明表作成対象

• 業務範囲と関連法令などの確認を実施した際に、資金管理の範囲が広いため、他の聞き取り調査では出てこない「基金管理」「有価証券」を対象とすることとしました。
• 業務の目的は基金および有価証券を安全に、かつ、有利に管理すること。ここでいう「有利に」とは、運用して利ざやなどを稼ぐことを指しています。
• 基金および有価証券の管理対象数は、ごく少数であり基金は年間で20件、有価証券は1〜2件の申請があります。

(3) ＤＭＭの作成

• 業務範囲の特定時に対象範囲とした基金管理、有価証券管理という切り口で事務業務内容の洗い出しを実施することにしました。
• 両機能とも、起点は各課であり、会計課は取りまとめを実施する役割となっています。このため、基金管理の機能内容を確認した結果、取りまとめとして受入・払出・運用・月例監査・財務調書・基金台帳の承認という機能があり、有価証券管理の機能内容を確認した結果、預け入れ・返却・財務調書と言う機能があることが判明しています。有価証券管理は有価証券の現物を預かるものですので、運用することはありません。そのため、機能自体は簡素化されています。

(4) ＤＦＤの作成

• ＤＭＭで抽出した機能を紙上に並べて、この機能に対して、機能を開始するきっかけや使用する情報について、具体的な処理内容と機能間でやりとりされる帳票や情報を追加・整理していきました。作業の最後に、結果として滞留させる情報の有無と機能に関連する人物や外部的な要素を確認しました。
• 運用には、預貯金と債券購入があり、それぞれ証券会社や金融機関からの情報により、より優位な方法を会計課が主体となって実施しています。

【出てきた意見】

主な意見（課題）は以下の通りです。

• 業務の設定内容が川口市の実情に合致していない。今回の資金管理は、大きく考えると市に出入りする金のすべてが該当することになるため、これを考えると全部署が対象となってしまう。
• 契約課は、基本的に現金管理をしていないため、今回の作業に参加する必要がない。
• システム化するほどの業務ではなく、現在は基本的にはエクセルで管理している。

1. 業務説明表
2. ＤＭＭ（１枚　階層１）
3. ＤＦＤ（２枚、基金管理、有価証券管理）

【作業を実施して気付いた点】

業務の範囲が狭くなってしまうと、内部機能が少なく外部環境間での情報のやりとりが発生する場合が多くなると思われます。このため、担当者が理解している範囲では情報のやりとりが繋がるのですが、解らない部分になると、情報の入力部分と出力部分しか書けないために、情報の流れが一本にならないことがあります。よって、今後の作業のために、業務間の情報のやりとりがわかるように成果物を残す必要があります。

【作業を実施するにあたり、難しい点】

財務会計のように対象範囲が広い業務である場合、それぞれの機能に担当者が配置されているために、その担当者が掌握している範囲内でＤＦＤ等を作成するといった場合が多々あるので、機能間での外部環境との接続（｢出力から入力｣、｢入力から出力｣などの関係が一致しているか）を意識しながら作成し、業務全体の流れを把握することが必要です。

• 内部管理業務：財務会計 予算編成
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