作業日誌

■作業名 基幹業務　税関連業務　個人住民税　現状分析（業務分析）作業（第1回）
■日時 平成17年10月26日(水)
9:00〜11:00
■場所 市民会館地下第1会議室
■参加者 職員：
市民税課　渡辺課長補佐、宇田川課長補佐、漆山主事、伊東主事、中村主事
企業：【基幹】
三菱電機　古宮
日立製作所　榎本
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • 個人住民税に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。

【当日の流れ】

9:00〜9:10　業務分析の目的と本日の作業についての説明（10分）
9:10〜9:20　業務説明表の記入（「業務の目的・概要」欄のみ）（10分）
9:20〜11:00　機能分析表（DMM：以下「DMM」という）、および、機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の作成（100分）

【作業内容】

  • 参加した職員5名のうち3名が9/28の説明会へ出席していたので、業務分析の目的と本日の作業について簡単に説明した後、業務説明表の作成に取りかかりました。
  • 業務説明表の作成にあたっては、作業開始直後ということもあり、発言を躊躇する場面もありましたが、「誰のために」「何のために」「どんな成果を得ようとしているのか」という議論を具体的に行うことで、現状業務における問題点について意見が挙がり、目的を記載することができました。
  • DMM作成においては、DMM用紙に貼り付ける付箋に業務名を記述してもらうことで、職員による積極的な分析作業が行われました。
  • 職員が持参した賦課事務の年間計画の資料に基づき、階層1の業務抽出を行い、業務全体を見通せる計8業務に分割することができました。
  • 階層2の作成においては、賦課事務の年間計画の資料に沿って、業務の流れを踏まえながら業務抽出を行いました。また、参加者5名のそれぞれの役職が異なることから、その役職に特化した業務についても抽出することができました。
  • 業務分析の過程で、現状業務における問題点なども活発に意見交換が行われ、作業負荷の大きい業務なども抽出することができました。
  • DFDの作成においてはDMM作成とあわせて外部機関や情報の流れを合わせて確認することで、DFD作成に必要となる情報を収集することができました。

【出てきた意見】

  • DMM作成時に業務分割をしていく過程で、現状業務における重複作業などの問題点について議論されました。中でも、賦課業務における課税資料の重複確認や納税通知書を納税義務者へ送付する前の引抜き・差替えの負荷が高いとのことでした。
■成果物
  1. 業務説明表（1枚）・・・「業務の目的・概要」欄のみ記載しました。
  2. DMM（1枚）・・・階層1、2まで作成しました。
※DFDについては、本作業時間帯での確認は未実施ですが、DFD作成に必要となる外部機関、および業務の流れについてはDMM作成時に抽出しています。
■ポイント
  • 参加者については、役職の異なる職員が同席することにより、業務の目的や機能の分割など、業務を統括する立場の視点から意見を抽出することができます。また、実務担当者からは、作業負荷のかかる業務などを抽出でき、DMM作成における業務分割の網羅性が高まります。
  • DMM作成にあたっては、あらかじめ職員が年間計画を用意しておくことで業務分割などの作業が促進されます。また、出席者の人数が多い場合は、これらの資料をもとに議論することで、分析作業の発散を抑えることができます。



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