【作業の目標】
- 法人住民税に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。
【当日の流れ】
15:00〜15:20 業務分析の目的と本日の作業の確認（20分）
15:20〜15:25 業務説明表の記入（「業務の目的・概要」欄のみ）（5分）
15:25〜16:50 機能分析表（DMM：以下「DMM」という）の作成（85分）
16:50〜17:00 機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の作成（10分）
【作業内容】
- 今回の業務分析に参加した職員は9/28の説明会へ出席していなかったため、業務分析の目的と本日の作業について時間を充てて説明しました。
- 業務説明表の作成においては、職員が普段の業務の中で目的を再確認する機会も少ないことから、どのように記述すべきか困惑している様子でしたが、「誰のために」「何のために」「どんな成果を得ようとしているのか」という議論を行うことで、具体的な意見が挙がり、目的を記載することができました。
- DMM作成においては、DMM用紙に貼り付ける付箋に業務名を記述してもらうことで、職員による積極的な分析作業が行われました。
- DMMの階層1の作成にあたっては、職員に年間計画を想定してもらい、業務を抽出しました。DMM用紙に付箋を貼りつけていく過程で、纏められる業務は纏めていき、計8業務に分割しました。
- DMMの階層2の作成においては、年間計画を想定した業務の流れに沿って分割していくことで、職員からも活発な意見が出るようになりました。
- DFDの作成においては、DMMを分析した中で、最も対象範囲の広い「課税」業務の作成に取りかかりました。DMM作成時に一連の流れを確認していたため、短時間で情報の流れを確認することができました。
【出てきた意見】
- 今回の業務分析に参加した職員は、9/28の説明会に参加していなかったため、DMM、DFDの作成例を見せて欲しいという意見がありました。9/28の説明会で使用した資料により参考例を見せて、業務分割の単位等を理解してもらいました。
