| ■作業名 |
基幹業務 税関連業務 収滞納管理 現状分析（業務分析）作業（第1回） |
| ■日時 |
平成17年10月28日(金)
15:05〜17:00 |
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| ■場所 |
市民会館地下第1会議室 |
| ■参加者 |
職員：
収納促進課 千葉副主幹、飯野主査、小川主査、朝倉主任、君山主事、田村主任、小林(悠)主事、小林(正)主査、新井主事
国民健康保険課 加来主事 |
企業：【基幹】
三菱電機 古宮、久元、鈴木、栗林 |
| ■使った資料 |
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| ■概要 |
【作業の目標】
- 収滞納管理に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。
【当日の流れ】
15:05〜15:15 業務分析の目的と本日の作業についての説明(10分)
15:15〜15:30 業務説明表の記入(「業務の目的・概要」欄のみ)(15分)
15:30〜17:00 機能分析表（DMM：以下「DMM」という）、および、機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の作成(90分)
【作業内容】
- 当初は収納促進課と国民健康保険課の収滞納業務の分析を別々で行うことになっていましたが、対象となる業務範囲は同じであり、また、国民健康保険課より収納促進課へ、一部委託している業務もあるため、2課まとめて業務分析を行うことになりました。
- 参加した職員10人のうち3人が9/28の説明会へ出席していましたが、10人という大人数のため、改めて業務分析の目的と本日の作業について説明しました。
- 業務説明表作成の過程では、収納の消し込み業務は税制課で行われており、収納促進課では主に滞納関連の業務を行っていることが分かりました。また、収納促進課では催告業務の効率化が課題であるという意見が挙がり、これを目的として記載しました。
- DMMの階層1の作成においては、消し込み業務を除いた収納業務および滞納業務を対象範囲とし、計8業務に分割しました。
- DMMの階層2の作成においては、収納業務は窓口、証券、振替等の入金処理が多いために、業務の流れでの分割ではなく、種類での分割の方が適切であると判断した業務区分もありました。
- DFDの作成においては、DMM作成と合わせて外部機関や情報の流れを合わせて確認することで、DFD作成に必要となる情報を収集することができました。
【出てきた意見】
- 国民健康保険課で行われている収納業務は外部機関が異なる箇所もある、という意見がありましたが、これらは同一のDFD上に表現することが可能であるという結論に至り、収滞納管理という1つの税業務として纏めることになりました。
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| ■成果物 |
- 業務説明表（1枚）・・・「業務の目的・概要」欄のみ記載しました。
- DMM（1枚）・・・階層1、2まで作成しました。
※DFDについては、本作業時間帯での確認は未実施ですが、DFD作成に必要となる外部機関、および業務の流れについてはDMM作成時に抽出しています。
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| ■ポイント |
- 参加者が多い場合には、冒頭で各係の担当業務について確認しておくことにより、DMM階層2の業務分割を、その業務担当者が主体に行うことで、DMM作成を促進することができます。なお、DMM階層1の作成にあたっては参加者の意識合わせのため、全員で業務分割を議論することが適切です。
- 業務分析の途中で話が発散しないように、参加者には常に業務の流れを意識させながら作業を進めていくと、目的に沿った業務分析を行うことができます。
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