| ■作業名 |
基幹業務 税関連業務 固定資産税（土地） 現状分析（業務分析）作業（第1回） |
| ■日時 |
平成17年10月27日(木)
9:00〜11:00 |
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| ■場所 |
市民会館地下第2会議室 |
| ■参加者 |
職員：
固定資産税課 富田副主幹、星野主査、笹尾主事 |
企業：【基幹】
三菱電機 古宮、松井 |
| ■使った資料 |
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| ■概要 |
【作業の目標】
- 固定資産税（土地）に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのか共通の記述様式を使って整理します。
【当日の流れ】
9:00〜9:15 業務分析の目的と本日の作業の確認（15分）
9:15〜9:25 業務説明表の記入（「業務の目的・概要」欄のみ）（10分）
9:25〜11:00機能分析表（DMM：以下「DMM」という）、および、機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の作成（95分）
【作業内容】
- 参加した職員3人のうち1人が9/28の説明会へ出席していましたが、当日代理で出席した職員もいたため、業務分析の目的と本日の作業については時間を充てて説明しました。
- 今回の業務分析では、家屋業務、償却資産業務、および、収滞納業務については、それぞれ別枠での作業が用意されていたので、土地業務を対象範囲として分析することを確認しました。
- 業務説明表の記入にあたっては、土地に関する賦課業務や現地調査業務などの現状実態について議論し、目的を記載しました。
- DMM作成においては、職員にて、賦課事務の流れ図、および、各係の役割事務分担表の資料を用意していました。これらを用いて、業務の全容を見通しながら、階層1の業務分割を行いました。
- DMMの階層2においては、賦課事務の流れ図をもとに、受付、調査、回答といった業務単位での抽出を行いました。
- 業務分割を行っていく過程で、作業負荷の高い業務や、重複している作業などを抽出することができ、現状の問題点について積極的な議論を行いました。
- DMM作成時に、外部機関や情報の流れを確認することで、DFDの作成に必要となる情報を収集することができました。
【出てきた意見】
- DMM作成時に業務分割をしていく過程で、現状業務における重複作業などの問題点について議論しました。中でも、土地台帳のシステム登録にあたっては、パンチ業者に依頼する際の台帳転記、および、確認作業を実施していますが、システム登録後においても土地台帳との読み合わせを実施しており、これらの確認作業が重複しつつ、かつ、職員にとって膨大な作業負荷となっている、とのことでした。
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| ■成果物 |
- 業務説明表（1枚）・・・「業務の目的・概要」欄のみ記載しました。
- DMM（1枚）・・・階層1、2まで作成しました。
※DFDについては、本作業時間帯での確認は未実施ですが、DFD作成に必要となる外部機関、および業務の流れについてはDMM作成時に抽出しています。
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| ■ポイント |
- DMM作成にあたっては、あらかじめ職員が、年間業務スケジュール、および、事務作業の流れ図などを用意することにより、現状業務において作業負荷のかかっている事務処理の抽出が行えます。これらの業務のかたまりを整理することで、DMMの業務分割が促進されます。
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