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作業日誌

■作業名 基幹業務　税関連業務　税制（税証明）　現状分析（業務分析）作業（第1回）
■日時 平成17年11月1日(火)
13:00〜15:00
■場所 市民会館地下第2会議室
■参加者 職員：
税制課　舟津主査
企業：【基幹】
三菱電機　栗林、久元
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • 税証明に関する業務範囲・業務目標の設定と、現行業務がどのように行われているのかを共通の記述様式を使って整理します。

【当日の流れ】

13:00〜13:05　業務分析の目的と本日の作業についての説明(5分)
13:05〜13:20　業務説明表の記入(「業務の目的・概要」欄のみ)(15分)
13:20〜14:30　機能分析表（DMM：以下「DMM」という）の作成(70分)
14:30〜15:00　機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）の作成(30分)

【作業内容】

  • 参加した職員は9/28の説明会の中でDMM作成を体験していることから、業務分析の目的と本日の作業については簡単に説明し、業務説明表の作成に取りかかりました。
  • 今回の業務分析にあたり、税制課内の庶務係（市税収納担当）と証明係（税証明発行）では扱う業務が全く異なることが判明したので、税制業務を最上位階層として分析を行うのではなく、市税収納と税証明発行をそれぞれ最上位階層において分析を行いました。
  • 業務説明表の記入にあたっては、職員が川口市ホ−ムペ−ジの資料を持参しており、その中に記載されている内容を中心に、業務の流れや条例等に基づいて現状実態を論議し、目的を記載しました。
  • DMM作成においては、業務の流れを分割して階層1の業務区分に割当てました。また、階層2においては、業務の流れに沿って作業単位を抽出しました。
  • DFDの作成においては、DMM作成時に、申請書の流れや外部機関等を確認したことにより、階層1のDFDが一通り作成できました。

【出てきた意見】

  • 9/28の説明会においては、税制課6名でDMMおよびDFDの作成を実施しており、その時の成果物があれば今回の分析作業にも使えたはずだが、現在は手元になく残念である、との意見がありました。
  • 来年の7月には、住民票の発行や税証明の発行等のサ−ビスが、午後8時まで受付、発行できるようになり、また、土日祝日についても可能になることから、今後の事務の流れも一部変更される可能性があるとのことでした。
  • 他市町村からの所得照会が年間１万件を超える作業があり、6月、7月に集中することから、この時期は職員の作業負荷が高いとのことでした。
■成果物
  1. 業務説明表（1枚）・・・「業務の目的・概要」欄のみ記載しました。
  2. DMM（1枚）・・・階層1、2まで作成しました。
  3. DFD（6枚）・・・階層1の業務の流れや外部機関については一通り確認しました。
■ポイント
  • 業務分析を行う際は、DMMで使用する付箋に職員が業務名を記述して貼り付けることで、積極的な参加を促すことができます。
  • DFD作成においては、DMM作成時に職員が発言する業務の流れや外部機関を書き留めておくことで、短時間で業務の流れを確認することができます。



■他の作業日誌

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