作業日誌

■作業名 内部管理業務：財務会計　予算編成　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年11月16日(水)
13:00 〜 15:10　
■場所 四階第五会議室
■参加者 職員：
財政課　岩城課長補佐、秋谷係長、内田主査
企業：
富士通　本保
大和総研　堀井
■使った資料 1.川口市行政改革集中改革プラン
■概要

【作業の目標】

  • 第１回の業務分析までで作成した業務説明表、機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）、機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）について、漏れや誤りがないかを確認を行いました。これにより、成果物の精度向上を図りました。
  • ＤＭＭについては確認の結果、財政課の範疇外の機能と思えるものがある、階層がまちまちであるなどが発見され、見直しを行いました。ＤＦＤについても、財政課の仕事でない機能が見つかり見直しを行いました。
  • また、予算管理の名目で、予算編成に新たに割り振りができるか検討しました。業務分析の範囲内に、流用や繰越の処理がないことから、財政課の業務ではあるが、規模が小さく、予算編成と同列では扱えないと判断し、削除としました。
  • 予算編成の作業は、国の動向や福祉政策等の外的要因を観察して予算原案の作成を行い、作成された予算枠に基づいて各部の査定および財政課の査定、三役承認を経て、最終的に議会の議決までの工程を滞りなく進めることです。

【当日の流れ】

13:00〜13:10　第１回の業務分析にて作成した業務説明表の確認（10分）
13:10〜13:30　第１回の業務分析にて作成したＤＭＭ，ＤＦＤの確認（20分）
13:30〜14:20　ＤＦＤの作成（50分）
14:20〜14:40　管理会計及び、予算管理の業務区分に関する検討（20分）
14:40〜15:00　情報実体一覧表の作成（20分）15:00〜15:10　業務要件定義表の作成（10分）

【作業内容】

(1) 第１回の業務分析にて作成した業務説明表の確認を行いました。その中で前回の内容の誤りについての修正、また曖昧な語彙についての追記を行いました。

(2) 第１回の業務分析にて作成したＤＭＭ、ＤＦＤの確認を行いました。語彙の見直しや、財政課の仕事でないものについて、訂正や削除を行いました。また、第１回では、まず機能を書き出すことに注力したからか、機能が重複していたり、他の機能の下位の階層に含まれていた機能が見つかりました。今回は、全体を再度見回し、機能の階層として全体の整合性がとれているかの確認を行いました。次に、ＤＦＤの確認を行いました。ここでも、他の課で行う機能が見つかり、見直しを行いました。

(3) 第１回目の業務分析では、ＤＦＤの２枚目まで作成したので、残りの作業を行いました。機能の追加がある場面もありましたが、順調に作業は進みました。

(4) 管理会計及び予算管理の業務区分に関する検討企業から、業務分析の作業枠の中に、管理会計と予算管理の枠がある、という提言があり、川口市としての業務の実態について、業務として独立させた方がよいのか、どこかの業務区分の中に混ぜた方がよいのか、検討をしました。結論として、管理会計は川口市として該当する業務がないことから、削除しました。また、予算管理については、企業で想定する「流用」や「繰越」の業務の話がありました。これらの業務は、財政課の仕事であるが、規模が他と比べるとあまりに小さいとの意見がありました。また、管理会計とも違うので、管理会計の中には入れないことにしました。結果として、別途に新たに業務区分として扱うほどでないとの意見から、採用しませんでした。

(5) 情報実体一覧表の作成ＤＦＤを作成した後で、流れる情報等を用紙に転記し、それぞれに関して、確認をしました。情報実体一覧表のほとんどの情報は、ＤＦＤから作成することができるので、ＤＦＤにない情報を優先的に書き出しました。

(6) 業務要件定義表の作成ＤＦＤ上の機能については、その作業者、作業時間等を情報としてまとめました。今回、ＤＦＤを事前に作成しておくことができなかったので、用紙に書きこむことはできませんでした。よって、作成したＤＦＤの機能の脇に直接情報を書きこんでおき、後でまとめることとしました。本日作成した資料は企業が清書した後、職員が確認することとし、当日の作業を終了しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。
  • この予算編成の作業のやり方は川口市のものであり、他とは違う部分があると思う。川口市も数年前に枠配分の制度にして大きくやり方が変わっている。
■成果物
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 機能の抽出や検証をする際に、職員は作業の流れでまず考えるので、課の機能と、外部環境での仕事を混同しがちになると感じました。ＤＦＤを作成し、情報の流れを記入し具体化して作業の主体が、他の課と気づくことも多く、ＤＭＭ、ＤＦＤは相互に作業を進め、他のモデルとの整合性をとりながら行った方が精度は上がると感じました。

【作業をうまく進めるための助言】

  • 職員は用語の定義を気にする傾向にあるため、用語の意味を共有化するところから始めた方が以降の話が順調に進捗するのではないかと思います。



■他の作業日誌

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