【作業の目標】

• 契約と業者の事務の現状を把握することを目標としました。組織上、工事契約と物品契約に分かれており、両担当の職員が出席していたので、工事、物品それぞれの契約事務について整理することを目標としました。また、工事と物品の契約の違いについても明確にすることを意識しました。業者管理についても事務の現状を把握することを目標としました。県の電子入札共同システムとの関係について明確化することとしました。

【当日の流れ】

13:00〜13:20 作成資料の説明（20分）
13:20〜13:30 業務説明表の記入（10分）
13:30〜15:30 機能分析表（ＤＭＭ：以下「ＤＭＭ」という。）（契約管理）の作成（120分）ホワイトボード使用
15:30〜16:30 ＤＭＭ（業者管理）の作成（60分）ホワイトボード使用

【作業内容】

(1) 作成資料の説明

企業から、本日の作成資料について説明がありました。ＤＭＭでは、真ん中に「財務会計」と据え、その周りに「予算編成」などと同階層に「契約・業者管理」を配置します。また、「契約・業者管理」を真ん中に据えた場合、周りの８個に何が埋まるかを検討します。次に機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」という。）では、「契約・業者管理」を真ん中に据えたＤＭＭの周りの８個の機能のそれぞれについて、どういう情報の関連があるかを関連付けるものです。

(2)業務説明表の記入

業務規模に関しては、年間で扱う契約件数を記入しました。昨年度の実績数があったのでその数値を記述しました。また、物品と工事契約のそれぞれの件数を別々に記述しました。根拠法令については川口市で決めている規則が多くあります。また、契約課では、工事契約、物品契約、管理の３つの係で事務を行っています。情報システムについては、新しい財務会計システムと、県の電子入札共同システムを使用しています。

(3)ＤＭＭの作成

進め方としてＤＦＤの機能を抽出して、後でＤＭＭを作成する方法としました。　契約・業者管理のＤＭＭの作成に向けて、工事契約に焦点を当てました。

(4)ＤＦＤの作成

ホワイトボードを使用して、契約事務の内容を時系列に可視化していきました。契約事務は、予算執行伺を契約課が受け取ることから開始されます。契約事務については大きく、工事、物品、コンサルタントと分けられていますが、工事契約を中心に分析を行い、物品契約などとの違いがある場合を確認しました。工事契約と物品契約では基本的な事務の流れは非常に類似していますが、通知文の扱いなどが異なるなど、事務上での方法の違いがあります。
また、新しいシステムが導入済みであり、ほとんどの事務はシステムで運用可能となっています。ただし、まだ手作業で行っている事務もあり、すべてを電子化できていません。また、規則上で通知しなければならないなど規則の見直しによって簡略化可能な部分があります。　　
業者管理については県の電子入札共同システムと財務会計システムの２つのシステムで管理しています。２つのシステムは連動していないため、データの取り込みや同じような内容を２つのシステムに入力する必要があるなど、非効率な点があります。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。

• 同じ事務でも物品契約と工事契約で事務に違いのあることがわかった。
• 県の電子入札共同システムと財務会計システムが連携していない。

1. 業務説明表
2. ＤＭＭ（階層１が１枚）‥契約・業者管理
3. ＤＦＤ（４枚）‥契約課契約（工事）、契約課契約（物品）、契約変更、業者登録
4. 業務要件定義表
5. 情報実体一覧表

【作業を実施してみて、気付いた点】

• 歳出執行管理などの一部として契約事務が入っていたため、今回は、契約事務に特化して業務分析作業が行えたため、歳出執行管理の業務分析時よりも細かい内容となりました。最初の業務区分の切り分けが非常に重要であると感じました。

• 内部管理業務：財務会計 予算編成
• 内部管理業務：財務会計 歳入執行管理
• 内部管理業務：財務会計 予算執行・歳出執行管理
• 内部管理業務：財務会計 歳計外
• 内部管理業務：財務会計 債権管理
• 内部管理業務：財務会計 契約管理
• 内部管理業務：財務会計 決算管理
• 内部管理業務：財務会計 財産管理