作業日誌

■作業名 内部管理業務：財務会計　財産管理　現状分析（業務分析）作業
■日時 平成17年11月24日(木)
15:00 〜 16:30
■場所 大会議室
■参加者 職員：
管財課　相原課長補佐
企業：
富士通　中山、蛯子
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • 前回の残作業である財産管理の機能情報関連図（ＤＦＤ：以下「ＤＦＤ」とします）、業務要件定義表、情報実体一覧の作成と全体の確認を行いました。
  • 業務内容について確認し、現状を把握しました。業務目的は「行政運営を行うために必要となる財産を適正に管理する」ことです。

【当日の流れ】

(1)15:00〜15:20　機能分析表（ＤＭＭ:以下「ＤＭＭ」とします）の修正（20分）
(2)15:20〜16:00　ＤＦＤの作成（60分）
(3)16:00〜16:20　情報実体一覧の作成（15分）
(4)16:20〜16:30　業務要件定義表の作成（10分）

【作業内容】

(1) ＤＭＭの修正

前回作成したＤＭＭを再度確認し、機能間の階層が合っているか、機能に漏れがないかを確認しました。「駐車場管理」業務の機能が「雪かき」等、かなり細かい作業の階層が混ざっていたため、全体の階層を合わせるため、機能構成を見直しました。

(2) ＤＦＤの作成

再構成したＤＭＭに基づき、ＤＦＤを作成しました。情報の流れについては、想定しにくい部分もありましたが、実際に使用している帳票を考慮すると、情報の流れが整理しやすくなりました。実際の業務は、委託業者が実施しているため、委託業者をどのような帳票等で管理しているのかを整理しました。

(3)　情報実体一覧表の作成

作成したＤＦＤをもとに、情報実体一覧表を作成しました。実際に使用している帳票はＤＦＤのどの部分で使われているのかを確認し、必要に応じＤＦＤに記載された情報名を修正しました。

(4) 業務要件定義表の作成

業務要件定義表に基づき、業務量の調査を行いました。作業時間については把握できますが、頻度については、具体的な指標（月に何回程度等）を基に整理しました。

【出てきた意見】

主な意見は以下のとおりです。
  • 定常的に発生する事務は、大半が委託業者を活用しているため、効率化が図られている。
  • 補修等の随時発生する事務は、即時対応する必要があり、効率化は図りにくい。
■成果物
■ポイント

【作業を実施して気付いた点】

  • 事務ルールが明確、定型的であるものの、必要時に随時発生する事務のため、業務の全体像を俯瞰することが困難でした。

【作業をうまく進めるための助言】

  • 関係する帳票を実際に見ながら業務分析をするともっと効率的に進められると思います。


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