作業日誌

■作業名 基幹業務　税関連業務　法人住民税　現状分析（業務分析）作業（第2回）
■日時 平成17年11月17日(木)
14:55〜16:45
■場所 川口市役所5F大会議室
■参加者 職員：
市民税課　坂内主任、佐藤主事
企業：【基幹】
三菱電機　栗林、久元
■使った資料
■概要

【作業の目標】

  • 第1回の業務分析で作成した機能分析表（DMM：以下「DMM」という）をもとに想定して作成した機能情報関連図（DFD：以下「DFD」という）を用いて、現行の業務がどのような機能と情報の流れになっているか整理します。

【当日の流れ】

14:55〜15:00　本日の作業内容の説明（5分）
15:00〜15:05　業務説明表の確認（根拠法令等、所轄部署）（5分）
15:05〜15:15　DMMの確認（10分）
15:15〜16:45　DFDの確認（90分）

【作業内容】

  • 第1回の業務分析で作成した業務説明表、DMM、DFDを電子化し、事前に職員に送付したところ、修正したDMMを送付してもらいました。これをもとに業務の流れ等を想定して作成したDFDを用いて、本日の作業を進めました。
  • 確認作業は全員の意識を統一するために、業務説明表、DMM、DFDをA3用紙に拡大印刷したものを使用して作業を進めました。
  • 業務説明表の確認では、まず第一回で記述した業務の目的・概要について確認し、次に根拠法令等、所管部署について追記していきました。
  • DMMの確認では、第1回で作成したDMMと職員が修正したDMMとを比較し、追加された「未申告調査」、「減免」について簡単に説明してもらいました（詳細な説明はDFDにて実施）。
  • DFDの確認では、DMMの左上の機能（階層1「台帳整理」）から順に取り掛かり、機能間の情報の流れや外部機関、そして帳票等の正式名称を確認していきました。帳票の名称、内容が不明確なものについては、職員が持参していた資料をもとに確認しました。
  • DFDを確認する中で、一つ一つの帳票名で業務分割されていた（種類での分割）「統計」業務を、業務の流れに沿って再度分割しました。
  • DMMで追加された「未申告調査」については、外部機関や情報の流れが多岐に渡ることより、DFDの確認作業の中で最も時間を充てて確認していきました。（約20分）

【出てきた意見】

  • 第一回、第二回と業務分析を進めていき、DMM、DFDを作成することで、普段は意識していなかった業務の内容や情報の流れが鮮明になったとの意見がでました。
■成果物
  1. 業務説明表（1枚）・・・「根拠法令・条例等、所轄部署」欄を確認しました。
  2. DMM（1枚）・・・階層1、2まで確認しました。
  3. DFD（8枚）・・・階層1を確認しました。
※業務要件定義表、情報実体一覧表についてはDFDを確認していく中で、記述に必要となる情報を収集しました。
■ポイント
  • 第2回の業務分析を実施する前に、電子化したDMM、DFDを提示し、職員が確認、修正しておくことで、当日の確認作業を効率良く進めることができます。
  • 分析作業中に確認不可能な帳票名称や根拠法令の名称については、その場で考え込まずに別途電子メール等のやり取りで確認する旨を伝え、次の確認作業へ進んでいきます。それにより、確認に要する時間を短縮することができます。



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